Remarque : Cela ne peut être fait que sur l'application Web
Smartbeam permet de partager un projet pour collaborer :
Avec vos collègues
Gratuitement avec des intervenants extérieurs (clients, sous-traitants ou en association momentanée). Les participants sont invités sur un ou plusieurs lots, avec des droits d'accès précis détaillés ci-dessous. Il est à tout moment possible d'éditer les droits d'accès d'un participant déjà invité ou de le supprimer au besoin.
Rejoindre un projet interne
Tant que vous n'êtes pas participant sur un projet de votre entreprise, vous ne les voyez pas sauf si vous êtes administrateur du compte.
Pour rejoindre un projet existant de votre entreprise sur Smartbeam, 2 possibilités :
Vous êtes administrateur du compte, ouvrez le projet concerné et cliquez sur "Rejoindre" tout en haut pour être ajouté dans les participants
Vous n'êtes pas administrateur du compte, vous devez alors demander à un des participants du projet de vous y ajoutez
Partager un projet/un lot
En 5 étapes :
Dans un projet, cliquez sur le menu "Participants"
Cliquez sur "+ Participants' pour ajouter un ou plusieurs participants, internes (parmi les utilisateurs du compte) ou externes (parmi vos contacts).
Avant de les inviter, définissez leurs rôles et droits d'accès sur un ou plusieurs lots du projet (manager/éditeur/observateur : voir ci-dessous pour plus d'infos sur les droits d'accès). Au besoin vous pourrez adapter ces droits d'accès ou supprimer un participant déjà invité.
Ceux externes qui sont invités recoivent alors un email d'invitation pour rejoindre le projet. Le projet est alors accessible à partir de leur propre compte, avec une visibilité uniquement des données liées aux lots où ils sont invités (montants, postes, documents). Attention, pour rejoindre un projet, le participant doit préalablement avoir un compte Smartbeam (voir ci-dessous pour plus d'infos).
Quand le participant externe aura rejoint le projet, son statut passera de "Invité" à "Actif".
PS :
Dans l'email d'invitation qu'un participant externe recoit, il est bien indiqué qu'il est nécessaire d'avoir un compte Smartbeam avant de rejoindre un projet. Si ce n'est pas encore le cas, un lien leur permet d'en faire la demande directement auprès des équipes de Smartbeam. Nous leur créerons un compte gratuit pour une durée illimitée. Ils ont alors accès à l'application web et mobile de Smartbeam mais ne peuvent pas créer eux-mêmes de projet tant qu'ils n'ont pas d'abonnements payants. Ils pourront uniquement rejoindre des projets où ils sont invités par des clients payants. Dès que leur compte est créé, ils pourront cliquer sur le lien de l'email de partage du projet pour activer leur accès au projet partagé. Il est indispensable de respecter l'ordre de ces 2 étapes. Si vous souhaitez leur indiquer la démarche à suivre, vous pouvez leur partager l'article suivant .
Il est possible d'envoyer plusieurs fois l'email d'invitation, en cliquant à nouveau sur l'enveloppe qui apparait à droite du participant qui a encore un statut "Invité".
Il est également possible de partager un lot, via la liste des lots du projet en cliquant sur l'icone "Partager" à droite d'un lot. La procédure qui suivra est identique à celle ci-dessus.
Déterminer et éditer les droits d'accès
Chaque participant est identifié par un rôle et des accès sur un ou plusieurs lots.
Il est également possible d'éditer à tout moment soit le rôle ou les accès d'un participant aux lots où il est invité à partir via la la liste des participants et en éditant le participant concerné.
Il y a 3 rôles d'accès :
Observateur : un observateur peut uniquement commenter ou ajouter une photo dans le flux d'activité d'un lot, d'un poste ou d'une zone où il a été invité. Il ne peut donc pas faire d'avancement ou éditer les postes, le lot ou le projet. Il peut également exporter un état d'avancement et voir tous les autres exports faits sur le ou les lots où il a été invité.
Editeur : un éditeur a les mêmes droits qu'un observateur mais il peut également lui-même mettre à jour l'avancement, créer ou éditer les postes du ou des lots où il a accès.
Manager : en plus des droits d'un éditeur, un manager peut éditer tout le projet (infos générales, lots, zones), éditeur les budgets et provisions et ajouter des participants.
De manière détaillée :
Droits/rôles | Manager | Éditeur | Observateur |
Ajouter des avancements | Oui | Limité aux lots où il est invité | - |
Ajouter des commentaires/photos | Oui | Limité aux lots où il est invité | Limité aux lots où il est invité |
Gérer les postes (création, édition, suppression) | Oui | Oui, limité aux lots où il est invité | - |
Gérer les lots (création, édition, suppression) | Oui | - | - |
Gérer les zones (création, édition, fusion, suppression) | Oui | - | - |
Gérer les données du projet | Oui | - | - |
Gérer les budgets et provisions (visualisation et édition) | Oui | - | - |
Gérer les participants (création, édition, suppression) | Oui | - | - |
Exporter | Oui | Limité aux lots où il est invité | Limité aux lots où il est invité |
Voir les autres exports | Oui | Limité aux lots où il est invité | Limité aux lots où il est invité |
Supprimer un participant
Un participant, interne ou externe, peut être supprimé à tout moment. Il sera alors définitivement supprimé de la liste des participants et il n'aura plus aucun accès au projet. Les activités qu'il aura éventuellement réalisées (avancement, commentaire, photos, ajout de postes, exports, ...) seront toujours enregistrés et indiquées à son nom.
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