Après avoir créé son projet et les éléments de la commande (plus d'infos ici), Smartbeam vous permet de suivre et mettre à jour la situation financière au sein de chacun des lots du projet tout en collaborant efficacement avec vos collègues et tous les partenaires de vos projets pour travailler ensemble à partir d'une seule source de données à jour en temps réel.
Chacun va alors pouvoir accéder aux éléments qui le concerne pour indiquer l'avancement réalisé pour chaque période (en pourcentage, en quantité ou en euros), justifié au besoin par une pièce jointe (EA, facture, note justificative, ...), un commentaire ou une photo pour garder une traçabilité complète et accessible pour tous tout au long du chantier sans disperser les informations.
PS : Seuls les participants avec des droits d'édition sur un lot/un projet peuvent mettre à jour l’avancement réalisé tant sur l’application mobile que web. Pour les participants invités en tant qu'observateurs, ils ne peuvent que commenter (voir section suivante) mais pas modifier l'avancement.
PPS : La gestion de l'avancement financier n'est disponible qu'à partir du plan PRO et gratuitement pour les invités (si ils ont un accès en écriture) sur le projet d'un client Smartbeam en fonction de leur propre plan. Veuillez contacter l’administrateur de votre compte ou l'équipe commerciale Smartbeam si vous n'en disposez pas et souhaitez en bénéficier.
Ajouter un avancement
Au sein d’un lot du projet, sur l'application web ou mobile :
Sélectionnez au-dessus la période de l’état en cours (par défaut c'est le mois actuel qui est sélectionné jusqu'à la date d'aujourd'hui) : vous pouvez sélectionner une période du nombre de jours souhaités. Les avancements que vous enregistrez seront alors automatiquement associés à cette période, en étant enregistré à la date du dernier jour de cette période, sauf si modifiez la date directement sur l'avancement effectué.
PS : Attention, la date choisie ne peut pas être avant la date d'un autre avancement déjà enregistré. Si vous avez fait une erreur, il est possible de supprimer le dernier avancement enregistré pour ensuite enregistrer un nouvel avancement à la date souhaitée.
2. Après avoir sélectionné la période, vous pouvez saisir les avancements effectués , justifié au besoin par une pièce jointe correspondante (EA, facture, note justificative, ... déjà disponible dans la médiathèque ou à télécharger), un commentaire ou une photo, et en indiquant
Soit le % total (Smartbeam calculera automatiquement la différence facturable depuis la période précédente)
Soit en indiquant le montant de la nouvelle facture/situation dans la colonne période, qui s'ajoutera aux précédentes saisies visibles dans antérieur
PPS : Si des avancements ont déjà été encodés sur la période sélectionnée (par un collègue ou encore par un participant invité), la cellule période contient déjà des données que vous pouvez alors adapter si nécessaire. Cela n'écrasera par la donnée enregistrée par vous ou quelqu'un d'autre, une nouvelle activité s'enregistrera dans l'historique avec la correction effectuée (à la hausse ou à la baisse).
PPPS : Il est également possible de faire de l'avancement multiple sur plusieurs postes en même temps en cochant les cases de sélection à gauche de chaque poste et en cliquant ensuite sur l'action "Avancement" qui apparait en bas de l'écran.
Contrôler et/ou corriger l'avancement
Sur base des mises à jour de l’avancement effectué par chacun des participants, vous avez un aperçu automatisé et centralisé afin de vous assurer de travailler efficacement à partir des dernières données mises à jour et avec un historique clair et détaillé de qui, quand et quoi a été effectué sur chacun des lots du projet. Vous pouvez alors contrôler ce qui a été enregistré, les corriger ou les commenter au besoin pour les informer de ce que vous souhaitez contester.
Pour vérifier le suivi financier sur base des données déjà saisies, vous pouvez :
Soit avoir une récapitulatif financier complet du projet pour chaque lot via le menu "Lots", en sélectionnant la période d'avancement à vérifier. Par défaut c'est celle du mois courant qui s'affiche mais vous pouvez sélectionner une période de date au choix, sur un ou plusieurs mois au besoin, pour comparer l'avancement déjà réalisé avant cette période (antérieur) à l'avancement actuel.
Soit au sein de chaque lot, vous pouvez voir le détail des montants et choisir la période concernée tout au-dessus du tableau (c'est le mois courant qui est sélectionné par défaut) pour vérifier le total antérieur à la période, celui de la période ainsi que le cumulé et le reste pour ce lot. Vous pouvez également filtrer pour afficher rapidement que les postes qui contiennent des avancements pour cette période.
Smartbeam vous permet également de voir l’historique des avancements et autres activités (ajout/modification de poste, commentaires,...) réalisés par vous ou un autre participant pour en retrouver facilement la trace :
Au sein d'un lot :
Soit en cliquant sur “Dernière activité”, regroupés par date et par participant, puis en ouvrant chaque volet pour retrouver ce qui a été fait et cliquez sur "Voir plus" pour accéder au poste concerné.
Soit au clic droit sur un poste puis sur "Voir les activités" pour accéder à l'historique complet depuis sa création
Enfin, Smartbeam permet de corriger OU de supprimer un avancement sur un poste mais cela dépend de deux cas de figure :
Si vous n'êtes pas l'auteur de l'avancement concerné, vous ne pouvez pas le supprimer dans l'historique mais vous pouvez faire une correction et la commenter au besoin. Une nouvelle activité s'enregistrera dans l'historique, en reprenant la différence de votre correction par rapport à la quantité actuelle, accompagné d'un commentaire éventuel pour justifier celle-ci. Vous et le participant qui avait effectué l'avancement initial verront toujours ce dernier, ainsi qu'à présent la correction que vous avez effectuée pour vous mettre d'accord.
Si vous êtes l'auteur de l'avancement à corriger/annuler, accédez au flux d'activité du poste et cliquez sur les "..." à droite du dernier avancement ajouté puis sur éditer/supprimer. En éditant, vous ne pouvez ajouter/modifier le commentaire de cette progression mais pas l'avancement. Pour le corriger, il est alors nécessaire de supprimer le dernier avancement erroné et d'en enregistrer un nouveau. Seul le dernier avancement ajouté peut être annulé. Cet avancement sera définitivement supprimé. Si vous souhaitez corriger sans supprimer une activité, procédez comme au point 1 ci-dessus.
