Smartbeam stelt u in staat om uw contact- en bedrijfslijsten te importeren.
Hier is de 3-stappen procedure:
1. Download de voorbeeldbestanden: ga naar "Contacten" en klik vervolgens op "Importeren". U kunt de voorbeeldbestanden "Bedrijven" en "Contacten" downloaden om uw eigen bestanden aan te passen (zie hieronder voor hun betekenis).
PS : Uw eigen bestanden moeten alle kolommen bevatten, met dezelfde titels en in dezelfde volgorde, ook al wilt u ze niet allemaal invullen. Anders krijgt u een foutmelding bij het importeren.
PPS: De Smartbeam directory bevat twee afzonderlijke secties, "Contacten" en "Bedrijven". Daarom moet u ook twee aparte bestanden aanmaken. U kunt in het bestand "Contacten" in één van de kolommen hieronder de naam van het bedrijf opnemen om zo een link met het bedrijf leggen.
2. Bewaar uw bestanden in "csv"-formaat: Wanneer u uw bestanden hebt aangepast en/of voltooid, sla ze dan op in csv-formaat. Klik gewoon op "Opslaan als" en kies in de lijst van het opslagvenster het "csv"-formaat. Doe deze procedure voor beide dossiers, Contacten en Bedrijven.
3. Ga nu terug naar Smartbeam, nog steeds in "Contacten" en klik vervolgens op "Importeren". U kunt dan uw bestanden "Contacten" en "Bedrijven" naar de overeenkomstige sectie slepen of uploaden. Klik tot slot op de knop "Importeren".
Details van de kolommen :
Voor bedrijven zijn hier de kolommen:
companyType: type bedrijf. Mag slechts één van de volgende trefwoorden bevatten: SUPPLIER (= leverancier), SPECIALIZED_CONTRACTOR (= gespecialiseerde aannemer), GENERAL_CONTRACTOR (= hoofdaannemer), PRIVATE_CLIENT (= particuliere klant), PUBLIC_CLIENT (= publieke klant), ARCHITECT (= architect), ENGINEERING_OFFICE (= ingenieursbureau), SAFETY_COORDINATOR (= veiligheid/gezondheidscoördinator). Het is niet verplicht om elk van de regels in te vullen. Dit kan altijd later aangepast worden in het platform.
companyTags: activiteiten van de onderneming. Ze komen voornamelijk overeen met de loten van uw projecten. Hierdoor kunt u snel zoeken op deze activiteit wanneer u een bedrijf aan een lot wenst toe te voegen. U kunt verschillende activiteiten op een rij aangeven, gescheiden door een komma, maar zonder spaties. Hier wordt niets opgelegd, geef de activiteiten aan volgens uw voorkeuren en deze worden automatisch opgeslagen in uw standaard loten.
companyName: bedrijfsnaam
companyVATNumber: BTW-nummer, zonder spatie of punt, dat moet beginnen met BE, FR, LU, LU, ...
companyE-mail: belangrijkste e-mailadres
companyPhone: algemeen telefoonnummer
companyStreet : adres
companyStreetNumber: postnummer
companyPostalCode: postcode
companyCity : stad
companyWebsite : website-adres
companyNote: opmerking, algemene informatie,...
Voor contacten, hier zijn de kolommen:
contactCompanyName: naam van het bedrijf dat verbonden is met de contactpersonen. Wees voorzichtig om de exacte naam, met hoofdletters en kleine letters, aan te geven in relatie tot het importbestand van de bedrijven voor het overeenkomstige bestand.
contactFirstName : Voornaam : Voornaam
contactLastName : naam
contactE-mail : e-mail
contactPhone: vaste telefoon
contactMobilePhone: mobiele telefoon
contactFunction : functie
Overige informatie:
Hoe exporteer ik Outlook-contactpersonen in csv?
Hoe exporteer ik mijn iCloud contacten in vcard? en converteer van vcard naar csv
Hoe exporteer ik mijn Gmail-contacten naar csv?