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Importer une liste de contacts et d'entreprises
Importer une liste de contacts et d'entreprises
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Écrit par Caroline Basecqz
Mis à jour il y a plus de 4 ans

Smartbeam vous permet d'importer vos listes de contacts et d'entreprises. 

Voici la procédure en 3 étapes :

1. Télécharger les fichiers d'exemples et adapter vos propres fichiers : rendez-vous dans "Contacts" et cliquez ensuite sur "Importer". Vous pouvez alors télécharger les fichier d'exemple "Entreprises" et "Contacts" pour pouvoir adapter vos propres fichiers avec les colonnes correspondantes (voir ci-dessous pour leur signification). 

PS : Vos propres fichiers doivent contenir toutes ses colonnes, avec les mêmes titres et dans le même ordre, même si vous ne souhaitez pas compléter chacune d'entre elles. Sans cela, vous aurez un message d'erreur au moment de l'import.
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PPS : Le répertoire sur Smartbeam contient deux sections distinctes, "Contacts" et "Entreprises". Voilà pourquoi vous devez établir deux fichiers distincts également. Par contre, dans le fichier "Contacts", une des colonnes ci-dessous permet de reprendre le nom de l'entreprise et ainsi de les lier.

2. Enregistrer vos fichiers au format "csv" : Quand vous aurez adapté et/ou complété vos fichiers, enregistrez-les au format csv. Il suffit de cliquer sur "Enregistrer-sous" et de choisir le format "csv" dans la liste sur la fenêtre d'enregistrement. Faites cette procédure pour les deux fichiers, Contacts et Entreprises.

3. A présent, retourner sur Smartbeam, toujours dans "Contacts" et en cliquant ensuite sur "Importer". Vous pourrez alors glisser ou télécharger vos fichiers "Contacts" et "Entreprises" vers la partie correspondante. Pour terminer, cliquer sur le bouton "Importer".

Détails des colonnes :

Pour les entreprises, voici les colonnes :

  • companyType : type d'entreprise. Doit contenir uniquement un des mots-clés suivants : SUPPLIER (= fournisseur), SPECIALIZED_CONTRACTOR (= entreprise spécialisée), GENERAL_CONTRACTOR (= entreprise générale), PRIVATE_CLIENT (= client privé), PUBLIC_CLIENT (= client public), ARCHITECT (=architecte), ENGINEERING_OFFICE (= bureau d'ingénieur), SAFETY_COORDINATOR (= coordinateur sécurité/santé). Il n'est pas obligatoire de compléter chacune des lignes et cela pourra toujours être fait par la suite au sein de l'application après import.

  • companyTags : activités de l'entreprise. Elles correspondent principalement aux lots de vos projets. Cela permettra de faire une recherche rapide sur cette activité quand vous voudrez ajouter une entreprise à un lot. Vous pouvez indiquer plusieurs activités à la suite, séparer par une virgule mais pas d'espace. Ici rien n'est imposé, indiquez les activités d'après vos préférences et elles seront automatiquement enregistrées dans votre liste de lots par défaut.

  • companyName : nom de l'entreprise

  • companyVATNumber : numéro de TVA, sans espace ou point et qui doit commencer par BE, FR, LU, ...

  • companyEmail :  adresse email principale

  • companyPhone : numéro de téléphone générale

  • companyStreet : adresse

  • companyStreetNumber : numéro postal

  • companyPostalCode : code postal

  • companyCity : ville

  • companyWebsite : adresse du siteweb

  • companyNote : remarque, informations générales,...

Pour les contacts, voici les colonnes : 

  • contactCompanyName : nom de l'entreprise associée aux contacts. Attention d'indiquer le nom exacte, avec majuscule/minuscule, par rapport au fichier d'import des entreprises pour celle correspondante

  • contactFirstName : prénom

  • contactLastName : nom

  • contactEmail : email

  • contactPhone : téléphone fixe

  • contactMobilePhone : téléphone mobile

  • contactFunction : fonction

PS : il est rapidement prévu par la suite de simplifier l'import du répertoire, pour ne plus devoir respecter les titres et l'ordre des colonnes. Il sera alors possible de mapper celles de votre fichier avec celles de Smartbeam dans une des étapes de l'import ainsi que mapper le type d'entreprise et les tags (fonctionnement similaire à l'import d'un métré par exemple)

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