Tout d'abord, chaque contact peut être lié à une entreprise ou non (ex : client privé) au moment de sa création. Si il l'est, il sera alors également possible de le retrouver en consultant la fiche de l'entreprise concernée dans le répertoire ou lors des demandes de prix.
En plus d'en créer via le répertoire, Smartbeam permet d'en rajouter à travers l'application à différents endroits pour éviter de devoir quitter ce que vous êtes occupé à faire.
6 possibilités :
La plus façon la simple, en vous rendant dans "Contacts" sur Smartbeam, puis en cliquant sur "+ Contact" ou "+Entreprise" à droite du tableau. De plus, en ajoutant un contact, il sera possible de le lier à une entreprise existante en écrivant son nom dans le menu déroulant et de la créer si elle n'y apparait pas.
En étant sur la fiche d'une entreprise dans le répertoire, il est indiqué les contacts qui y ont été liés. A ce même endroit, si des contacts sont manquants, vous pouvez également en rajoutant via le "+" situé à droite.
Dans la liste des entreprises d'un lot, accessible via le menu "Appels d'offres" d'un projet, vous serez amené à ajouter celles sélectionnées dans le répertoire. Dans cette même fenêtre, il y sera également possible de créer celles inexistantes via le bouton "+Entreprise". Idem pour les contacts à l'étape suivante, pour une nouvelle entreprise précédemment créée ou lorsqu'un contact est manquant dans une entreprise.
A la création d'un nouveau projet ou en éditant les informations d'un projet, vous avez la possibilité d'identifier le client, particulier ou entreprise via le sélecteur. Si il est manquant dans le répertoire, vous pouvez cliquer sur "+ Client" pour créer un contact et/ou l'entreprise à laquelle il est lié.
Dans la liste des participants du projet, accessible via le menu "Infos" de celui-ci, vous pouvez les ajouter en cliquant sur "+ Participant" parmi ceux existants dans le répertoire et en créer au besoin.
Dans la fiche de demande de prix d'une entreprise, accessible en cliquant sur le lot correspondant à la demande via le menu "Appels d'offres", vous avez la possibilité à droite d'envoyer cette même demande à des contacts supplémentaires via le "+". A nouveau, vous pouvez sélectionner un contact existant dans le répertoire ou en créer un nouveau.
Pour modifier un contact ou une entreprise, dans le répertoire, appuyez simplement sur son nom, une fenêtre apparaîtra, vous permettant de mettre à jour leurs informations.
Pour supprimer un contact ou une entreprise, cliquez sur les "..." à droite de celui-ci/celle-ci et puis sur "supprimer". Cette action est irréversible. Par contre, si le contact ou l'entreprise est liée à un projet, il sera toujours possible de voir celui-ci/celle-ci dans le projet et d'ouvrir sa fiche de contacts bien qu'elle ne sera plus visible dans le répertoire.