Statuts des demandes de prix
Dans la liste des entreprises de chaque lot, accessible dans les "Lots" du menu "Appels d'offres", un statut est attribué à chaque demande. Ces statuts sont mis à jour automatiquement, en fonction de l'étape où se trouve la demande et des actions de l'entreprise soumissionnée :
Invitation non envoyée : entreprise a été ajoutée mais pas encore invitée.
Invitation envoyée : l'entreprise soumissionnée a reçu la demande par email mais n'a pas encore accepté ou refusé d'y répondre
Invitation ouverte : l'entreprise soumissionnée a ouvert la demande mais n'a pas encore accepté ou refusé d'y répondre
Invitation acceptée/refusée : l'entreprise soumissionnée a accepté ou refusé de répondre à la demande
Offre reçue : l'entreprise vous a envoyé son offre
Offre reçue (éditée) : l'entreprise vous a envoyé son offre et elle a ensuite été éditée par votre entreprise
Offre sélectionnée (PS : dès que vous aurez sélectionné une offre, le lien de demande de prix deviendront inactifs et les entreprises en attente ne pourront plus répondre à la demande).
Il est possible de mettre à jour un statut manuellement en accédant à l'entreprise correspondante.
Page d'une entreprise
Sur l'application Smartbeam, en ouvrant la demande de prix faite à une entreprise, vous et vos collègues sur le même dossier peuvent trouver le flux d'activité lié à cette demande (date, auteur et action) :
Envoi de l'invitation initiale
Rappels
Messages (envoyés ou reçus avec l'entreprise)
Actions côté de l'entreprise soumissionnée : ouverture du lien, acceptation/refus de remettre prix, réception d'offre et documents
A partir du flux d'activité, vous pouvez faire d'autres actions (voir les boutons d'actions à droite du flux d'activité) :
Ajouter des notes ou les appels liés à la demande de prix à une entreprise, pour vous en rappeler ou quand vous travaillez à plusieurs sur un même dossier. Ces notes sont internes et ne sont pas visibles par l'entreprise consultée.
Envoyer un rappel
Envoyer ou répondre à un message
De plus, dans cet écran, vous pouvez également :
Changer manuellement le statut de la demande de prix (cliquer sur "Statut" au-dessus de l'écran)
Ajouter des documents reçus, y compris l'offre si reçue séparément de Smartbeam (voir section "Documents" à droite de l'écran)
Inviter d'autres contacts de la même entreprise, qui recevront automatiquement la demande ainsi que les prochains rappels et messages, en cliquant sur "+" dans la section "Contacts" à droite de la demande de prix