Budget

  • La colonne budget reprend les prix indiqués dans les "Postes" du menu "Appels d'offres" de votre projet. Ceci vous permet ainsi de comparer le budget par rapport aux prix des offres reçues.

  • Les lignes grisées sont celles désactivées dans le menu "Postes" et donc non comptabilisées dans le budget total, au contrat des lignes noirs qui sont activées.

  • Pour adapter les prix du budget ou pour activer/désactiver des postes, il faut vous rendre dans ces "Postes" du menu "Appels d'offres".

Activer/désactiver des postes

  • Cela permet de faire varier le prix total de chaque offre, sans faire varier le budget. Un poste désactivé dans le budget peut tout à fait être activé dans le comparatif et vis-vers-ça. 

  • Pour activer/désactiver un poste, il suffit de cliquer sur le rond contenant P ( = poste), O ( = option) ou V ( = variante). Un poste est activé lorsque le rond est coloré et que l'écriture est noir. Une poste est désactivé lorsque le rond et la ligne sont grisés. 

Editer les quantités entreprises

Les entreprises soumissionnées ne peuvent pas modifier les quantités qui leur ont été envoyées lors de la demande, mais elles peuvent ajouter ce qu'elles proposent en "commentaire". De votre côté, vous pouvez retravailler les "quantités entreprises" (Qe) à partir du comparatif, pour faire varier toutes les offres en une modification sans impacter le budget de départ. En effet, si vous modifiez Qe d'un poste, seules les offres seront recalculées tandis que le budget est calculé sur base de la quantité initiale du métré (Q) et ne peut varier qu'en modifiant le budget dans "Postes".

Editer ou télécharger une offre

  • Vous pouvez compléter ou modifier l'offre d'une entreprise à partir du comparatif. Vos modifications ne sont pas partagés avec l'entreprise soumissionnée, tant que vous ne lui envoyez pas via une demande de révision. Si l'entreprise vous avait déjà envoyé une offre et que vous la modifiez, vous pourrez toujours annuler vos changements pour revenir à celle initiale (voir ci-dessous) ou retrouver l'ensemble des versions et la télécharger séparément. 

  • Pour éditer les prix d'une offre, cliquez sur les "..." à gauche du nom de l'entreprise dans sa colonne et ensuite sur "Editer". Attention : si l'entreprise n'a pas encore remis prix sur le lien reçu, dès que vous commencerez à éditer son offre, elle ne pourra plus le faire de son côté tant que vous ne cliquez pas ensuite sur "Demander une révision".

  • Quand vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer" pour adapter l'offre qui s'affiche dans le comparatif. Si vous cliquez sur "Annuler", vous quittez sans sauver vos dernières modifications. Dès que vous éditez une offre et enregistrez des modifications, le statut de l'entreprise s'affiche en "éditée" pour indiquer qu'il ne s'agit pas de l'offre initiale si reçue via Smartbeam ou qu'elle a été complétée manuellement si reçue en dehors de Smartbeam.

  • Pour annuler l'édition de l'offre et revenir à la version précédente, vous pouvez toujours cliquez sur les "..." à gauche du nom de l'entreprise dans sa colonne et ensuite sur "Annuler l'édition de l'offre". Cela supprimera définitivement toutes vos modifications, sans possibilité de revenir sur ceux-ci par la suite.

  • Quand vous avez terminé l'édition d'une offre, vous pouvez via les "...", soit cliquer sur "Demander une révision" pour partager l'offre modifiée avec l'entreprise concernée, soit cliquer sur "Retenir l'offre" pour la sélectionner. Tant que vous n'effectuerez aucune de ces deux actions, le statut restera en "Offre reçue (éditée)".

  • A chaque fois que vous modifiez une offre, Smartbeam enregistre chacune des versions qui peut être téléchargées en format Excel au besoin. Ces versions sont accessibles via les "..." situés au-dessus de l'offre correspondante pour les télécharger.

Demander une révision

Smartbeam vous permet de demander aux entreprises soumissionnées de revoir leur offre, en cas d'ajout ou modification des postes notamment ainsi que si un prix est manquant. Il s'agit du cas où vous avez déjà reçu l'offre, pas d'une simple mise à jour du lien en cas de modifications de la demande. L'entreprise ayant reçu une demande de révision, aura alors à nouveau la possibilité d'éditer leur offre et ensuite de la renvoyer quand ils ont terminé.

Pour demander une révision de l'offre, à partir du comparatif :

  1. Cliquez sur les "..." situés au-dessus de la colonne de l'entreprise soumissionnée

  2. Ensuite sur "Demander une révision"

  3. L'entreprise recevra un email, avec un lien vers son offre pour pouvoir l'adapter

Attention:

  • Si vous avez éditée son offre dans le comparatif, celle-ci recevra son offre modifiée

  • De plus, si des postes ont été ajoutés ou modifiés dans le métré par rapport à ce qu'elle avait reçu, elle recevra bien la version à jour

PS : Pour reprendre la main sur leur offre, il suffit d'éditer à nouveau leur offre dans le comparatif, dans quel cas un message d'attention à ce sujet apparaitra pour vous prévenir qu'ils ne pourront plus de leur côté l'éditer. Smartbeam fonctionne de cette manière, seul une personne peut avoir la main sur l'édition d'une offre, soit l'entreprise soumissionnée, soit celui qui fait la demande de prix mais pas les deux au même moment.

Choisir l'offre retenue

Pour sélectionner une entreprise, 2 possibilités :

  1. A partir du comparatif des offres, sur les "..." situé à gauche de l'entreprise concernée, cliquer sur "Retenir l'offre"

  2. A partir de la fiche de l'entreprise soumissionnée, cliquez sur le bouton vert "Retenir l'offre"

Automatiquement le statut de l'entreprise passera en "offre sélectionnée".

PS : Par la suite, il est également envisagé de pouvoir informer directement l'entreprise retenue et de générer un bon de commande automatisé.

Imprimer le comparatif

  • Après avoir reçu et analysé les offres dans le comparatif, vous pouvez l'imprimer via le bouton situé en haut à droite.

  • Une fenêtre d'impression s'ouvre reprenant les entreprises affichées sur votre écran. Si vous avez plus de 3 entreprises dans le comparatif, il suffit de cliquer sur les flèches pour afficher les autres et relancer une impression.

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