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Gestion des postes et titres
Gestion des postes et titres

Comment gérer les postes de la commande, en quantité ou un budget global et les modifications (avenants) ?

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Écrit par Caroline Basecqz
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Au sein de chaque lot, vous pouvez déterminer les éléments de la commande en créant des titres et des postes qui y sont attachés, en indiquant les quantités prévues ou avec un montant global en euros (sans quantité).

Dans le cas d'un poste en quantité, l'avancement sera alors mis à jour sur base des quantités réalisées. Dans le cas d'un poste en euros, l'avancement est alors mis à jour sur base des montants facturés/facturables.

Ensuite, ces postes sont alors soit considérés comme faisant partie du contrat, soit comme des suppléments. En fonction, vous pourrez alors identifier distinctement le montant total de la commande initiale des avenants apportés (modifications des quantités commandées, postes supplémentaires et postes annulés du contrat).

PS : La gestion des postes de la commande n'est disponible qu'à partir du plan PRO et gratuitement pour les invités (si ils ont un accès en écriture) sur le projet du client Smartbeam en fonction de leur propre plan. Veuillez contacter l’administrateur de votre compte ou l'équipe commerciale Smartbeam si vous n'en disposez pas et souhaitez en bénéficier.

Ajouter un poste/un titre

  1. En quantités

Créer ce type de poste si vous souhaitez pouvoir encoder l'avancement sur base des quantités réalisées et non pas sur base d'un montant global.

Etape 1 : informations

A la première étape,

  • Indiquez que vous souhaitez créer un poste en "Quantité"

  • Ensuite, définissez le type de marché : prévu au contrat ou en tant que suppléments. Cela définira la manière de qualifier la quantité à exécuter définie tel que ci-dessous à l'étape 2 au sein des avenants.

  • Complétez ensuite les informations demandées (numéro d'article, nom, ...)

Etape 2 : commande

Ensuite, vous allez pouvoir déterminer les éléments de la commande pour ce poste (unité, type de marché, prix et quantités).

PS : les unités et les types de marché ne sont pas paramétrables. Si il vous en manque, faites-nous en part via la messagerie intégrée à l'application.

Dans Smartbeam, un poste est composé de deux types de quantité distinctes :

  • La quantité initiale, celle prévue dans le contrat. Cette quantité ne peut être définie que si le type de poste choisi à l'étape 1 est un poste "Prévu au contrat". Dans le second cas, aucune quantité prévue au contrat ne peut être indiquée vu qu'il s'agit par définition d'un poste non prévu au contrat en tant que "Suppléments".

  • La quantité totale, qui va pouvoir évoluer en fonction des cas et des constats réels sur chantier.

  • Si différence entre les 2 il y a, elle sera alors considérée en tant qu'avenant. Si le type de poste choisi à l'étape 1 est "Prévu au contrat", cette différence sera considérée au sein des avenants comme étant une "Adaptation de la commande" par rapport au contrat. Si le type de poste est plutôt "Suppléments", alors la différence sera reprise au sein des avenants en tant que "Suppléments" en tout logique.

Vous pouvez également justifier la différence au besoin avant enregistrement, et éventuellement indiquer une référence liée à cela.

Il est également possible de détailler la quantité du poste par zone (voir les nombreux avantages de ce fonctionnement dans l'article 'Gestion des zones du projet'). Pour cela,

  • Dans l'onglet 'Commande', activer l'option "Ajouter détails par zone".

  • Par défaut, le poste est attaché au "Projet" mais vous pouvez cliquer sur "+ Ajouter une zone" afin d'accéder à la liste des zones du projet et ainsi choisir la ou les zones concernées par ce poste. Vous pouvez en sélectionner plusieurs, ainsi qu'en créer de nouvelles au besoin (Astuce : vous pouvez copier une liste de plusieurs zones et la copier toutes dans la cellule qui permet d'en créer de nouvelles en fin de liste, pour ensuite cliquer sur le "+" à droite et elles seront automatiquement toutes ajoutées et sélectionnées dans la liste.)

  • Après avoir sélectionné les zones, vous pouvez alors détailler la quantité par zone. (Astuce : vous pouvez copier plusieurs quantités de votre fichier Excel si vous avez ordonné les zones de la même manière et les coller sur la première cellule sur Smartbeam, elles seront alors toutes ajoutées séparément zone par zone).

2. En Montant

Créer ce type de poste si vous souhaitez pouvoir encoder l'avancement sur base d'un montant global et non pas sur base de quantités (exemple : pour les honoraires des bureaux d'études, frais divers,... ).

Etape 1 : informations

A la première étape,

  • Indiquez que vous souhaitez créer un poste en "Montant"

  • Définissez le type de marché : prévu au contrat ou en tant que suppléments.

  • Complétez ensuite les informations demandées (numéro d'article, nom, ...)

Etape 2 : commande

  • Vous allez ici pouvoir distinguer deux montants :

    • La commande initiale, à savoir le montant prévu au début du chantier, dans le contrat. Ce montant ne peut être défini que si le type de poste choisi à l'étape 1 est un poste "Prévu au contrat". Dans le second cas, aucune montant initialement prévu au contrat ne peut être indiquée vu qu'il s'agit par définition d'un montant non prévu au contrat en tant que "Suppléments.

    • La commande totale, à savoir le montant total actuellement prévu si il y a eu es modifications depuis le contrat. Smartbeam permet en effet en fonction des cas et de votre fonctionnement, soit d'ajouter un nouveau poste en tant que suppléments ou alors de modifier le poste de base en modifiant la commande totale tandis que la commande initiale prévue reste fixe.

    • Si différence entre les 2 il y a, elle sera alors considérée en tant qu'avenant. Si le type de poste choisi à l'étape 1 est "Prévu au contrat", cette différence sera considérée au sein des avenants comme étant une Adaptation de la commande par rapport au contrat. Si le type de poste est plutôt "Suppléments", alors la différence sera logiquement reprise au sein des avenants en tant que Suppléments.

    Vous pouvez également justifier la différence au besoin avant d'enregistrer et/ou indiquer une référence liée à celle-ci.

Etape 3 : positionnement

  • Indiquez si ce poste est lié ou non à un titre

  • Et au sein de ce titre, indiquez sa position parmi les autres postes éventuelles

Gérer les avenants et les éditions de poste

Plusieurs possibilités pour gérer les avenants en fonction de vos besoins :

  • En ajoutant des suppléments

  • En éditant un poste existant, prévu au contrat ou déjà en suppléments

  • En annulant des postes du contrat

  • En activant des options et variantes

1. Ajouter un supplément

Voir ci-dessus l'ajout d'un poste, en quantité ou en montant, défini comme "Suppléments"

2. Editer un poste

En éditant un poste, vous pouvez modifier soit les informations du poste, soit la quantité/le montant en fonction du type de poste choisi à la création de celui-ci.

Pour modifier un poste en quantité :

  • Ouvrez l'onglet "Commande" pour retrouver la quantité initiale et totale, détaillée ou non par zone.

  • En principe, la quantité initiale étant celle prévue au contrat, elle ne doit pas être modifiée sauf en cas d'erreur.

  • Pour la quantité totale, vous pouvez modifier celle-ci, par zone ou non ainsi que de supprimer des zones au besoin. Il est d'ailleurs possible de retrouver l'historique des quantités indiquées pour chaque zone tout au long du chantier.

  • La différence éventuelle entre les deux quantités définies sera considérée dans les avenants, en tant qu'une Adaptation de la commande si c'est un poste de type "Prévu au contrat" ou en tant que Suppléments dans le cas contraire (voir l'explication ci-dessus).

  • Chaque édition peut être justifiée ou liée à une référence.

Pour modifier un poste en montant :

  • Ouvrez l'onglet "Commande" pour retrouver le montant initial et total.

  • En principe, le montant initial étant celui prévu au contrat, il ne doit pas être modifié sauf en cas d'erreur.

  • Pour le montant total, vous pouvez modifier celui-ci tout au long du chantier. La différence éventuelle entre le montant initial et le montant total sera considérée dans les avenants, en tant qu'une Adaptation de la commande si c'est un poste de type "Prévu au contrat" ou en tant que Suppléments dans le cas contraire (voir l'explication ci-dessus).

  • Chaque édition peut être justifiée ou liée à une référence.

Enfin, chaque édition sera automatiquement enregistrée dans le flux d'activité du poste, en indiquant les données avant et après édition, ainsi que la justification et la référence éventuelle. La justification ou la référence peuvent a tout moment être édité par la suite au besoin à partir du flux d'activité. Cela permet de suivre l'évolution de la différence entre la quantité/le montant prévu dans le contrat et celui total en fin de chantier, ainsi que se rappeler de leurs explications à tout moment.

3. Activer/désactiver un poste

Vous pouvez aussi désactiver (ou réactiver) un poste, ce qui va automatiquement définir la commande totale à 0 (sans effacer les données initiales) et ainsi calculer la différence par rapport à la commande initiale prévue.

Si un poste désactivé est de type "Prévu au contrat" alors un avenant sera indiqué par rapport au contrat et repris en tant que Postes annulés.

PS : pour les options ou variantes non prévues au contrat, il est alors nécessaire d'indiquer ceux-ci avec un type de poste "Suppléments" (vu que ca sera le cas si ils sont activés par la suite), pour ensuite les désactiver jusqu'à leur éventuelle exécution.

PPS : Par défaut, les postes désactivés sont non visibles sur l'application mobile mais vous pouvez adapter le filtre du tableau pour les afficher. Ils seront alors grisés et non pris en compte dans les totaux jusqu'à réactivation.

Autres actions d'un poste/titre (supprimer, dupliquer, déplacer)

Sur mobile, à partir du poste concerné, cliquez sur les "..." situé en haut à droite de l'écran.

Sur l'application web, 2 possibilités :

  • Clic droit sur le poste concerné

  • Via les "..." qui apparaissent tout à droite du poste concerné dès que vous passez votre souris dessus

1. Dupliquer un poste (au sein ou vers un autre lot)

Dans les actions, il est possible de dupliquer un poste, en gardant les mêmes informations ou en les adaptant, ainsi que de le dupliquer vers un autre lot.

NB :

  • Utile notamment lorsqu'un poste est finalement fait par une autre entreprise. Eviter alors de déplacer un poste existant, dupliquer le à la place vers le lot concerné et ensuite désactiver ce poste dans le lot actuel afin de toujours en garder une trace.

2. Déplacer un poste

Vous pouvez également déplacer un lot, au sein d'un même lot (seul la duplication est possible vers un autre lot).

3. Supprimer un titre/poste

Chaque titre ou poste peut être supprimé. Cette suppression est irréversible et les données éventuellement enregistrées sur un poste seront perdues. Pour les garder, au lieu de les supprimer, il est également possible de désactiver simplement un poste (voir ci-dessus).

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