Au sein de chaque lot, vous pouvez déterminer les éléments de la commande de ce lot en créant des titres et des postes qui y sont attachés, détaillé avec des quantités ou avec un montant global en euros (sans quantité).

Dans le cas d'un poste en quantité, l'avancement sera alors mis à jour sur base des quantités réalisées. Dans le cas d'un poste en euros, l'avancement est alors mis à jour sur base des montants facturés/facturables.

Ensuite, ces postes sont alors soit considéré comme faisant partie du contrat, soit comme des suppléments. En fonction, vous pourrez alors identifier distinctement le montant total de la commande initiale des avenants apportés (modifications des quantités commandées, postes supplémentaires et postes annulés du contrat).

Ajouter un poste/un titre

  1. En quantités

Créer ce type de poste si vous souhaitez pouvoir encoder l'avancement sur base des quantités réalisées et non pas sur base d'un montant global.

Etape 1 : informations

A la première étape,

  • Définissez le type de poste : prévu au contrat ou en tant que suppléments. Cela définira la manière de qualifier la quantité à exécuter définie tel que ci-dessous à l'étape 2 au sein des avenants.

  • Complétez ensuite les informations demandées (numéro d'article, nom, ...)

PS : les unités et les types de marché ne sont pas paramétrables. Si il vous en manque, faites-nous en part.

Etape 2 : commande

Ensuite, vous allez pouvoir déterminer les éléments de la commande pour ce poste : unité, type de marché, prix et quantités.

Pour indiquer la quantité d'un poste :

  • Chaque nouveau poste est automatiquement lié à la zone par défaut, notamment utile dans le cas où vous ne souhaitez pas détailler la quantité par zone du chantier. En effet, chaque poste doit toujours être attaché à au moins une zone du projet.

  • Si vous souhaitez détailler la quantité du poste par zone (voir les nombreux avantages de ce fonctionnement dans l'article 'Gestion des zones du projet'), cliquez sur "+ Ajouter une zone" afin d'accéder à la liste des zones du projet. Vous pouvez en sélectionner plusieurs, ainsi qu'en créer de nouvelles au besoin (Astuce : vous pouvez copier une liste de plusieurs zones et la copier toutes dans la cellule qui permet d'en créer de nouvelles en fin de liste, pour ensuite cliquer sur le "+" à droite et elles seront automatiquement toutes ajoutées et sélectionnées dans la liste.)

  • Après avoir sélectionné les zones, vous pouvez alors détailler la quantité par zone. (Astuce : vous pouvez copier plusieurs quantités de votre fichier Excel si vous avez ordonné les zones de la même manière et les coller sur la première cellule sur Smartbeam, elles seront alors toutes ajoutées séparément zone par zone).

Ensuite, dans Smartbeam, un poste est composé de deux types de quantité distinctes :

  • La quantité initiale, celle prévue au début du chantier, dans le contrat. Cette quantité ne peut être définie que si le type de poste choisi à l'étape 1 est un poste "Prévu au contrat". Dans le second cas, aucune quantité prévue au contrat ne peut être indiquée vu qu'il s'agit par définition d'un poste non prévu au contrat en tant que "Travaux en plus".

  • La quantité totale, définie par la somme des quantités détaillées par zone, qui va pouvoir évoluer en fonction des cas et des constats réels sur chantier

  • Si différence entre les 2 il y a, elle sera alors considérée en tant qu'avenant. Si le type de poste choisi à l'étape 1 est "Prévu au contrat", cette différence sera considérée au sein des avenants comme étant une Adaptation de quantités par rapport au contrat. Si le type de poste est plutôt "Travaux en plus", alors la différence sera reprise au sein des avenants en tant que Travaux en plus.

Vous pouvez également justifier la différence au besoin avant enregistrement, et éventuellement indiquer une référence liée à cela.

2. En euros

Créer ce type de poste si vous souhaitez pouvoir encoder l'avancement sur base d'un montant global et non pas sur base de quantités.

Actuellement, l'application ne permet d'ajouter que des postes en quantité (avec un prix unitaire) mais pas encore un poste en euro (avec un budget global, sans quan). Cela sera possible d'ici peu. En attendant, il est possible d'ajouter un poste avec un montant global en complétant le poste sur base des mêmes étapes qu'un poste en quantité de la manière suivante :

  • Choisir comme unité : euro

  • Indiquer un prix unitaire de 1

  • Indiquer ensuite le montant en quantité.

Cela vous permettra ainsi d'encoder des montants dans l'avancement, comme si vous encodiez des quantités. Par la suite, il sera possible de choisir si vous créez un poste en quantité ou en euro. Dans le second cas, il ne sera alors pas question de zones à déterminer, ni d'unité, ni de prix unitaire. Seul un montant sera encodé (disponible courant mai 2021).

Accéder aux actions d'un poste/titre (éditer, supprimer, dupliquer, désactiver)

Sur mobile, à partir du poste concerné, cliquez sur les "..." situé en haut à droite de l'écran.

Sur l'application web, 2 possibilités :

  • Clic droit sur le poste concerné

  • Via les "..." qui apparaissent tout à droite du poste concerné dès que vous passez votre souris dessus

  1. Dupliquer un poste (au sein ou vers un autre lot)

Dans les actions, il est possible de dupliquer un poste, en gardant les mêmes informations ou en les adaptant, ainsi que de le dupliquer vers un autre lot.

NB : Utile notamment lorsqu'un poste est finalement fait par une autre entreprise. Eviter alors de déplacer un poste existant, dupliquer le à la place vers le lot concerné et ensuite désactiver ce poste dans le lot actuel afin de toujours en garder une trace.

2. Déplacer un poste

Vous pouvez également déplacer un lot, au sein d'un même lot (seul la duplication est possible vers un autre lot).

3. Activer/désactiver un poste

Vous pouvez aussi désactiver (ou réactiver) un poste, ce qui va automatiquement définir la quantité à exécuter à 0 (sans effacer les données initiales) et ainsi calculer la différence par rapport à la quantité initiale prévue.

Si un poste désactivé est de type "Prévu au contrat" alors un avenant sera indiqué par rapport au contrat et repris en tant que Postes annulés.

PS : pour les options ou variantes non prévues au contrat, il est alors nécessaire d'indiquer ceux-ci avec un type de poste "Suppléments" (vu que ca sera le cas si ils sont activés par la suite), pour ensuite les désactiver jusqu'à leur éventuelle exécution.

Par défaut, les postes désactivés sont non visibles sur l'application mobile mais vous pouvez adapter le filtre du tableau pour les afficher. Ils seront alors grisés et non pris en compte dans les totaux jusqu'à réactivation.

4. Editer un poste

Il y a deux éditions possibles :

1. Editer les informations

Cela permet d'éditer les informations du poste : nom, numéro d'article, type de marché, unité, description ou prix unitaire.

2. Editer la commande

Cela permet d'éditer les zones ou les quantités initiales/à exécuter ainsi que de supprimer des zones au besoin. Il est d'ailleurs possible de retrouver l'historique des quantités indiquées pour chaque zone tout au long du chantier.

La différence éventuelle entre les deux quantités définies sera considérée dans les avenants, en tant qu'une Adaptation de quantités si c'est un poste de type "Prévu au contrat" ou en tant que Suppléments dans le cas contraire (voir l'explication ci-dessus).

Chaque édition peut être justifiée ou liée à une référence.

Enfin, chaque édition de quantités sera automatiquement enregistrée dans le flux d'activité du poste, en indiquant la quantité avant et après édition, ainsi que la justification et la référence éventuelle. La justification ou la référence peuvent a tout moment être édité par la suite au besoin à partir du flux d'activité. Cela permet de suivre l'évolution de la différence entre la quantité initiale et la quantité à exécuter d'un poste, ainsi que se rappeler de leurs explications à tout moment.

5. Supprimer un titre/poste

Chaque titre ou poste peut être supprimé. Cette suppression est irréversible et les données éventuellement enregistrées sur un poste seront perdues. Pour les garder, au lieu de les supprimer, il est également possible de désactiver simplement un poste (voir ci-dessus).

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