Au sein d'un lot, vous pouvez soit créer manuellement chaque poste, soit importer une liste au format XLS/XLSX pour ne pas devoir les créer un à un
Remarques préliminaires
Smartbeam permet d'importer des bordereaux de commande récapitulatifs, descriptifs et détaillés (voir ci-dessous les conditions de reconnaissance) au format XLS/XLSX
Pour être importé, deux conditions : (1) votre fichier ne doit pas contenir plusieurs onglets; (2) la première ligne de votre fichier doit contenir le titre de chaque colonnes. Si ce n'est pas le cas, veuillez supprimer toutes les lignes qui se trouvent avant. Attention également, chaque colonne doit avoir un titre. Dans le cas de plusieurs onglets, vous devez les séparer dans plusieurs fichiers et les importer ensuite (voir ci-dessous).
Vous pouvez importer plusieurs métrés différents et ces métrés s'ajouteront à la suite l'un de l'autre.
PS : Un modèle d'exemple est disponible. Vous pouvez le télécharger sur la fenêtre d'import, en y accédant après avoir cliqué sur "+ Ajouter" en haut à droite dans le lot concerné puis sur "Importer".
Règles de reconnaissance des titres, postes, quantités détaillées et descriptifs (à vérifier dans vos fichiers avant d'importer )
Une ligne qui contient uniquement un numéro d'article ET une désignation sera considérée comme un TITRE. (PS : veillez donc à bien vérifier que chaque titre a un numéro d'article ou au même un tiret afin qu'il soit reconnu comme telle et pas comme une description décrit au point 4).
Une ligne qui contient une désignation ET une quantité (PS : même 0) ET/OU un prix unitaire sera considérée comme un POSTE (Avec ou sans numéro d'article. Attention que même si vos supprimez le total d'une option par exemple, le calcul sera refait à l'import sur base du prix unitaire et de la quantité mais vous pourrez ensuite les désactiver et adapter la quantité initiale).
Une ligne qui contient une désignation ET une quantité (mais pas de numéro d'article) sera considérée comme un SOUS-POSTE d'un poste et attachée au poste qui le précède. (Attention que la quantité du poste sera l'addition des quantités des sous-postes, veuillez donc à ce qu'elles soient complètes si elles sont reprises) ;
Une ligne qui contient uniquement une désignation (sans numéro d'article, de quantité ou de prix) sera considéré comme un DESCRIPTIF d'un poste et attachée au poste qui le précède.
PS : à l'import, la quantité initiale (prévue au contrat) d'un poste sera égale automatiquement à la quantité à exécuter. Dès lors, si votre métré contient des suppléments, déductions, des options ou variantes, non prévues au contrat de base, il faudra après import, adapter la quantité initiale à 0 afin que les montants de ces postes ne soient pas compté dans la colonne "commande initiale" et que les avenants soient calculés en fonction.
Comment importer mon fichier ?
Après vérification du fichier selon les "remarques préliminaires" ci-dessus, aller dans le lot concerné et en haut à droite, cliquer sur "+ Ajouter" puis sur "Importer"
Sélectionnez alors le fichier à importer
A l'étape suivante, indiquez la correspondance des colonnes de votre fichier avec les champs de Smartbeam. (Il se peut que certains champs de Smartbeam ne soient pas contenus dans votre fichier Excel, il suffit de laisser "pas de correspondance" et ces champs apparaitront donc vide après import. Remarque : une colonne descriptif ne doit être indiquée que si le descriptif est dans une colonne séparée et ne se trouve donc pas en-dessous du poste. Dans ce dernier cas, laisser "pas de correspondance" et le descriptif ira s'attacher au poste (voir ci-dessous).
En troisième étape, de la même manière, identifiez les UNITES par rapport à celles de Smartbeam. Si votre fichier contient des unités similaires écrites différemment, identifiez-les bien au même champ dans Smartbeam.
En dernière étape, idem pour les types de marché (si une colonne type de marché a été indiquée dans à l'étape 2 ci-dessus).
Cliquez maintenant sur importer et la magie opère !