Lorsque vous êtes participant d'un projet sur un, plusieurs ou tous les lots, vous pouvez à tout moment déposer des documents (bons à payer, factures, décomptes/avenants ...) pour les centraliser et/ou les partager avec les autres participants du projet qui ont accès à ces mêmes lots.

En plus d'être centralisé, ces documents vont pouvoir être approuvés ou refusés par tous les décideurs concernés. De cette manière, chacun peut suivre et être tenu informé de l'approbation de ceux-ci.

Enfin, les factures déposées par lot seront indiqués dans le tableau financier pour comparer l'avancement facturable et celles reçues afin de calculer les factures à recevoir.

Déposer un document dans le projet ou dans un lot

  1. A partir du menu "Documents" d'un projet (situé dans le menu principal de gauche) ou d'un lot (situé dans l'onglet "Document" au sein même d'un lot), vous pouvez en déposer en cliquant sur "Importer" en haut à droite.

  2. Via la fenêtre qui s'ouvre, vous devez indiquer le type de document, les informations qui le concerne et le montant éventuel. Ces informations pourront être éditées au besoin.

Tous les documents, exportés ou déposés, au sein d'un lot ou dans le menu "Documents" du projet, seront automatiquement présents dans les deux menus. Dans le menu document du projet, les documents sont alors identifiés par type et par lot. Par ailleurs, les participants invités ne voient que les documents des lots auxquels ils ont accès.

Montant des factures et factures à recevoir

Si vous déposez toutes les factures reçues et indiquez leurs montants, elles sont reprises dans le tableau financier pour comparer l'avancement facturable et celles reçues afin de calculer les factures à recevoir. Toutes les factures sont comprises dans le montant à l'exception des factures avec le statut "refusé".

Attribuer un statut et approuver un document

Chaque document, exporté ou ajouté, peut être associé à un statut ainsi qu'être approuvé, par une ou plusieurs personnes.

Chaque manager du projet peut choisir le statut global du document, parmi 4 statuts : Approbation, Validé, Refusé ou Payé.

Quand le statut "Approbation" est choisi et uniquement avec ce statut, les décideurs concernés peuvent alors cliquer sur "Accepter" ou "Refuser" le document (accompagné ou non d'un commentaire : à venir). Chaque choix est comptabilisé et un historique permet de voir qui a accepté ou refusé et quand. Il est également possible de changer son choix en cliquant de nouveau sur son choix précédent pour le décompter et pouvoir cliquer sur l'autre option. Chaque personne ne peut voter qu'une seule fois. Il est également possible d'accompagner son vote par un commentaire via l'historique (voir section ci-dessous).

Dès qu'un document a été accepté ou refusé par toutes les personnes concernées, le statut du document peut alors passer en "Validé" ou "Rejeté".

Historique des documents

Pour en faciliter le suivi, toutes les activités d'un document sont tracés dans un historique par document en reprenant qui, quoi et quand une activité a été réalisée : ajout du document, modification du statut, acceptation/refus d'un document et commentaire

Pour ouvrir l'historique, cliquez sur la ligne du document concerné ou accédez aux actions sur celui-ci (via un clic droit ou via les "..." situé à droite) en sélectionnant "Voir les détails".

Commenter un document

A partir de l'historique (voir section ci-dessus), vous pouvez ajouter un commentaire tout en-dessous qui sera ajouté à cet historique et visible par tous les participants concernés.

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