Parallèlement au suivi des budgets et à la mise à jour de l'avancement du chantier, Smartbeam permet de centraliser les documents exportés ou importés (états d'avancement, certificats de paiement, factures, ...) dans un projet. Tous ces documents peuvent également être approuvés ou signés électroniquement, par une ou plusieurs personnes, ayant accès ou non à l'application, avec un suivi en temps réel du cycle d'approbation et une automatisation du statut.
Tous les participants d'un projet sur un, plusieurs ou tous les lots peuvent exporter ou déposer des documents (bons à payer, factures, décomptes/avenants ...) pour les centraliser et/ou les partager avec les autres participants du projet qui ont accès à ces mêmes lots. De cette manière, ils sont accessibles à tout moment pour les différents intervenants ayant accès au(x) lot(s) concernés pour les différents documents. Bien évidemment, chaque participant d'un projet ne voit que les documents pour le ou les lots où il a accès.
Enfin, les factures déposées par lot seront indiqués dans le tableau financier afin de mettre en évidence et être alerté si les montants facturés ne correspondent pas aux avancements validés.
PS : La gestion des documents d'un projet est disponible dans tous les plans et gratuitement pour les invités sur le projet de client Smartbeam qui en dispose. Veuillez contacter l’administrateur de votre compte ou l'équipe commerciale Smartbeam si vous n'en disposez pas et souhaitez en bénéficier.
Déposer un document dans le projet ou dans un lot
A partir du menu "Documents" d'un projet (situé dans le menu principal de gauche) ou d'un lot (situé dans l'onglet "Document" au sein même d'un lot), vous pouvez en déposer en cliquant sur "Importer" en haut à droite.
Via la fenêtre qui s'ouvre, vous devez indiquer le type de document, les informations qui le concerne et le montant éventuel. Un document peut être lié à plusieurs, avec la possibilité de préciser le montant par lot. Ces informations pourront être éditées au besoin.
Tous les documents, exportés ou déposés, au sein d'un lot ou dans le menu "Documents" du projet, seront automatiquement présents dans les deux menus. Dans le menu document du projet, les documents sont alors identifiés par type et par lot. Par ailleurs, les participants invités ne voient que les documents des lots auxquels ils ont accès.
PS : Tous les documents importés peuvent être liés aux avancements réalisés au sein d’un lot. Il est également possible d’ajouter des documents en effectuant un avancement au sein d'un lot, via la médiathèque.
Montant des factures et factures à recevoir
Si vous déposez toutes les factures reçues et indiquez leurs montants, elles sont reprises dans le tableau financier pour comparer l'avancement facturable et celles reçues afin de calculer les factures à recevoir. Toutes les factures sont comprises dans le montant à l'exception des factures avec le statut "refusé".
Attribuer un statut et approuver un document
Chaque document, exporté ou ajouté, peut être associé à un statut ainsi qu'être approuvé, par une ou plusieurs personnes.
Les statuts sont : Aucun, Validé, Refusé, Envoyé pour paiement et Payé.
Ce statut peut également être déterminé sur base d'une demande une approbation à une ou plusieurs personnes, avec un suivi de celle-ci jusqu'à la validation ou le refus de chaque document.
Une demande d'approbation peut se faire de 2 manières :
Soit une approbation manuelle, où uniquement les participants du projet qui doivent approuver vont pouvoir être notifiés par-email puis Accepter ou Refuser un document sur l'application, en commentant leur choix au besoin. Un historique trace alors qui a accepté et refusé. Dès que tous les approbateurs ont acceptés, le document passe automatiquement en "Validé". Ou dès qu'un seul des participants refusent, le document passe en "Refusé".
Soit faire signer électroniquement un document, par un ou plusieurs contacts, ayant accès ou non à l'application Smartbeam. L'ordre de signature souhaité peut également être déterminé au besoin, avec une date d'expiration définie. Chaque est notifié par e-mail, pour soit signer électroniquement le document via l'application Smartbeam si ils y ont accès, soit via un lien unique de signature généré. De plus, une demande de signature peut être envoyée pour plusieurs documents à signer, ainsi qu'avec des pièces jointes au(x) document(s) à signer si nécessaire.
La signature électronique est une option payante à activer alors que de la demande d'approbation manuelle est accessible à tous.
Pour chaque document, retrouvez l’historique des approbations, commentaires et documents liés.
Historique des documents
Pour en faciliter le suivi, toutes les activités d'un document sont tracés dans un historique par document en reprenant qui, quoi et quand une activité a été réalisée : ajout du document, modification du statut, acceptation/refus d'un document et commentaire
Pour ouvrir l'historique, cliquez sur la ligne du document concerné ou accédez aux actions sur celui-ci (via un clic droit ou via les "..." situé à droite) en sélectionnant "Voir les détails".
Commenter un document
A partir de l'historique (voir section ci-dessus), vous pouvez ajouter un commentaire tout en-dessous qui sera ajouté à cet historique et visible par tous les participants concernés.
