Après avoir mis à jour la situation financière d'un ou plusieurs lots (sur base d'un état d'avancement ou d'une facture), Smartbeam vous permet d'automatiser la création d'un certificat de paiement, pour un ou plusieurs lots. Ce document reprend en une page le récapitulatif de la commande, des avenants, de l'avancement, des retenues appliquées et du montant final qui peut être payé à une entreprise pour un ou plusieurs lots (par ex. si une entreprise est en charge de plusieurs lots et adressera une seule facture).
En général, ce document est généré après la réception d'une facture, pour être approuvé par tous les intervenants et être ensuite envoyé pour valider l'intention de paiement à la comptabilité, avec la facture correspondante en pièce jointe.
PS : L'export de certificat de paiement n'est disponible que dans les plans BUSINESS ainsi que gratuitement pour les invités sur le projet de client Smartbeam en fonction de leurs propres plans. Veuillez contacter l’administrateur de votre compte ou l'équipe commerciale Smartbeam si vous n'en disposez pas et souhaitez en bénéficier.
Comment exporter un certificat de paiement ?
Pour ce faire, soit dans la liste de tous les lots du projet, soit au sein d'un lot spécifique, cliquez sur "Exporter" en haut à droite du tableau puis choisissez le modèle "Certificat de paiement".
Une fenêtre s'ouvre avec un aperçu du document qui va être généré. Choisissez alors la période d'avancement (soit pour une période de dates afin d'additionner tous les avancements enregistrés dans cette intervalle, soit à une date précise pour ne reprendre que un avancement enregistré à cette date comme une facture).
Définissez d'autres paramètres qui s'adapteront automatiquement dans l'aperçu du document (remarque : le numéro de l'état d'avancement ou de la facture correspondante peut soit être repris dans la référence du document, soit en note. Lors de la demande d'approbation de document, la facture ou l'état d'avancement correspondant pourra y être joint).
Il est également possible de le partager directement à un ou plusieurs contacts, qui recevront un lien de téléchargement direct du bon sans devoir se connecter
Cliquez enfin sur 'Exporter'. Vous recevrez alors un email quand il sera disponible ou retrouvez-le dans le menu "Documents" du projet.
