Sur base des avancements indiqués par les différents intervenants lors des visites de chantier ou ailleurs, vous avez un aperçu automatisé et centralisé afin de vous assurer de travailler efficacement à partir des dernières données mises à jour et avec un historique clair et détaillé de qui, quand et quoi a été effectué sur chacun des lots du projet. Vous pouvez alors contrôler ce qui a été enregistré et les corriger ou les commenter au besoin pour les informer de ce que vous souhaitez contester.

PS : La gestion de l'avancement financier n'est disponible qu'à partir du plan PRO et gratuitement pour les invités sur le projet de client Smartbeam en fonction de leur propre plan. Veuillez contacter l’administrateur de votre compte ou l'équipe commerciale Smartbeam si vous n'en disposez pas et souhaitez en bénéficier.

Contrôler les avancements et les commentaires

Pour contrôler le suivi financier d'un projet,

  1. Vous pouvez tout d'abord avoir une récapitulatif financier complet du projet pour chaque lot via le menu "Lots". (PS : d'ici peu, un sélecteur de période vous permettra en un coup d'oeil de voir les montants antérieurs et les montants de la période concernée par lot, par groupe de lots et au total sans devoir rentrer dans chacun des lots).

  2. Au sein de chaque lot, vous pouvez voir le détail des montants et choisir la période concernée tout au-dessus du tableau (c'est le mois courant qui est sélectionné par défaut) pour vérifier le total antérieur à la période, celui de la période ainsi que le cumulé et le reste pour ce lot. Vous pouvez également filtrer pour afficher rapidement que les postes qui contiennent des avancements pour cette période.

  3. Un historique complet du lot vous permet rapidement de vérifier quand, qui et quoi ont été mis à jour en dernier sur ce lot. Pour cela, au sein d'un lot, en haut à droite du tableau, vous pouvez voir la date et l'auteur de la dernière activé réalisée et en cliquant dessus, vous pouvez accéder à l'historique regroupé par date et par personne. En cliquant sur une personne, vous pouvez alors voir les postes modifiés et en cliquant sur le poste, les activées ou commentaires enregistrés. Vous pouvez par ailleurs cliquez sur "Voir le poste complet" pour y accéder automatiquement dans la liste et ainsi voir l'historique complet de ce poste depuis le début. Quand c'est fait, vous pouvez retourner en arrière sur chacune des étapes pour continuer à contrôler chacun des postes et les activités réalisées.

  4. Enfin, vous pouvez également accéder à l'historique complet d'un poste en particulier via les actions sur celui-ci (accessibles en effectuant un clic droit ou via les "..." situé à droite du poste concerné en y passant votre souris) puis en sélectionnant "Voir les activités". Quand l'historique est ouvert, vous pouvez également cliquez sur d'autres postes pour naviguer de l'historique d'un poste à un autre rapidement.

PS :

  • Il n'est pas encore possible d'indiquer un commentaire globale pour une période. Les commentaires ne sont que par poste actuellement (voir section ci-dessous).

  • Il n'est pas non plus encore possible de notifier une personne quand on a fini de contrôler via l'application. Elle pourra vérifier vos corrections/commentaires qu'en accédant à l'application dans le lot concerné et en prendre connaissance via l'historique du lot où vos activités sont reprises à votre nom. D'ici peu, chaque participant pourra recevoir un rapport d'activités par email à certaines fréquences pour être informé des dernières activités réalisées par lot et par projet afin d'y accéder rapidement pour les vérifier.

Corriger ou annuler un avancement

Seuls les participants avec des droits d'édition sur un lot/un projet peuvent mettre à jour l’avancement réalisé tant sur l’application mobile que web. Pour les participants invités en tant qu'observateurs, ils ne peuvent que commenter (voir section suivante) mais pas modifier l'avancement.

Smartbeam permet de corriger OU de supprimer un avancement sur un poste mais cela dépend de deux cas de figure :

  1. Si vous n'êtes pas l'auteur de l'avancement concerné, vous ne pouvez pas le supprimer dans l'historique mais vous pouvez indiquer une correction et la commenter au besoin. De cette manière, une nouvelle activité s'enregistrera dans l'historique, avec une quantité négative dans le cas d'une correction à la baisse, accompagné d'un commentaire éventuel pour justifier celle-ci. Vous et le participant qui avait effectué l'avancement initial verront toujours ce dernier, ainsi qu'à présent la correction que vous avez effectuée pour vous mettre d'accord.

  2. Si vous êtes l'auteur de l'avancement à corriger/annuler, accédez au flux d'activité du poste et cliquez sur les "..." à droite du dernier avancement ajouté puis sur éditer/supprimer. En éditant, vous ne pouvez ajouter/modifier le commentaire de cette progression mais pas la quantité. Pour la corriger, il est alors nécessaire de supprimer la progression effectuée et d'en effectuer une nouvelle. Seul le dernier avancement ajouté peut être annulé. Cet avancement sera définitivement supprimé. Si vous souhaitez corriger sans supprimer une activité, procédez comme au point 1 ci-dessus.

Commenter un avancement

Au lieu de corriger ou annuler un avancement, vous pouvez aussi le commenter pour en informer les autres participants concernés qui eux pourront effectuer les actions nécessaires en fonction.

Pour cela, sur le poste avec l'avancement concerné par votre commentaire, accédez aux actions via un clic droit sur celui-ci ou les "..." à droite en passant votre souris puis sélectionnez "Voir les activités". Dans l'historique du poste, vous pouvez alors tout-en dessous ajouter votre commentaire.

Les autres participants pourront en prendre connaissance vu que votre commentaire sera repris dans les dernières activités sur le lot, via l'historique du lot au-dessus à droite (voir section 1 ci-dessus). (PS : Par la suite, il sera possible de notifier une personne directement pour l'en informer).

Avez-vous trouvé votre réponse?