Smartbeam permet de faire signer électroniquement un ou plusieurs documents en même temps (documents au format PDF uniquement), accompagné de pièces jointes justificatives si nécessaire, par un ou plusieurs signataires, dans un ordre défini au besoin, sans qu'elle dispose nécessairement d'un compte sur Smartbeam. De plus, le statut du document est automatiquement mis à jour sur base des signatures reçues.

PS : La gestion des signatures électroniques n'est disponible qu'en option peu importe votre plan. Veuillez contacter l’administrateur de votre compte ou l'équipe commerciale Smartbeam si vous n'en disposez pas et souhaitez en bénéficier.

Créer une demande de signature

Les documents uniquement peuvent être envoyés pour signature de 3 manières à partir du menu "Documents" du projet ou d'un lot :

  1. A partir des actions sur un document (au clic droit sur celui-ci ou en cliquant sur les "..." à droite ou via le panel de détails de celui-ci), en cliquant sur “Créer une demande d'approbation”

  2. Dans le panel d'un document, via l'onglet 'Approbation' puis en cliquant également sur "Créer une demande de d'approbation"

  3. En cliquant sur "+ Ajouter" en haut à droite, puis sur "Signature". Il vous sera alors demander de sélectionner le ou les documents à signer.

Dans les 3 cas, une pop up s’ouvre permettant de :

  • Sélectionner les signataires (parmi les participants du projet ou parmi votre répertoire de contacts. PS : Un signataire ne doit pas obligatoirement disposer d'un compte Smartbeam, il recevra la demande par e-mail et aura accès à un lien unique et personnel de signature disponible jusqu'à expiration de la demande).

  • Indiquer si il y a un ordre de signataire à définir et les ordonner via un glisser déposer. Dans ce cas, chacun recevra la demande de signature que quand celui qui le précède aura signé. Sans ordre défini, chacun peut par contre signer à tout moment.

  • Ajouter d’autres documents, en pièce jointe ou à signer également (cela ouvre la médiathèque avec tous les docs de tous les lots, mais on ne peut sélectionner que les PDF).

  • Définir une date d’expiration. Passé celle-ci, il ne sera plus possible de signer le document car le lien de signature sera expiré.

  • Automatiser des rappels

Après avoir défini ceux-ci, on l’envoit et chaque signature recoit une demande par email.

Signer un document

Pour signer un document, 2 possibilités :

  1. Soit à partir de l'email reçu, en cliquant sur le lien d'accès personnel pour y accéder et signer sans être sur l'app Smartbeam

  2. Soit via l'app Smartbeam, dans le menu "Documents" d'un projet ou d'un lot, je peux voir un indicateur du nombre de documents à traiter (un bouton d'action à droite de chaque document me permet d'identifier ceux que je dois encore personnellement signer et en cliquant dessus, de visualiser le ou les documents à signer en restant sur Smartbeam

Après avoir contrôlé le document, vous pouvez soit Signer ou Refuser. Un code sera envoyé par e-mail pour assurer votre authentification.

Suivre les signatures

Sur Smartbeam, dans le menu "Documents" d'un projet ou d'un lot, je vois dans la liste les documents avec le statut "Approbation" ainsi que le nombre de signatures reçues sur celle demandées à droite de ce statut.

En accédant au panel de détails d'un document (en cliquant sur le document dans la liste ou au clic droit puis "Voir les activités"), je peux alors accéder à l'onglet "Approbation" pour voir :

  • Le statut de la signature : Signé / Refusé / En cours / Expiré

  • Le statut par participant : Non signé / Signé / Refusé

  • Les documents à signer

  • Les documents joints

Dans le panel, il est également possible sur l'onglet "Evenements" de suivre qui a signé/refusé et quand.

Dès qu’un document est signé par tous les signataires, la version "signée" du document sera disponible pour téléchargement ou partage.

Enfin, le statut global du document va automatiquement être mis à jour sur base de la réponse de tous les signataires :

  1. Dès qu'une demande de signature est créée, le statut du document passe en “Approbation”

  2. Si un des participants refuse de signer, même si d’autres ont signés, le statut passe automatiquement en “Refusé”.

  3. Si toutes les signatures sont reçues, le statut passe automatiquement en “Validé”.

  4. Si le statut est expiré, le statut reste en “Approbation”

PS :

  • Il n'est pas possible de modifier manuellement le statut d'un document tant que tous les signataires n'ont pas répondus.

  • On ne peut pas lancer une procédure à deux reprises (sauf si la précédente procédure a été supprimée, alors ca reset à zéro).

  • Une fois qu’un document est signé et que le statut du doc passe en “Validé” ou “Refusé”, il n’est plus possible de revenir vers “Aucun” ou “Approbation” manuellement (ils sont grisés et au hover afficher : “Ce document est déjà passé en signature”).

Annuler une demande de signature

Il est possible d'annuler une demande de signature. Attention que cela supprimera la demande et toutes les signatures éventuellement déjà reçus. Pour en renvoyer une autre, il faudra recommencer une nouvelle procédure.

Pour annuler une signature, en accédant au panel de détails d'un document (en cliquant sur le document dans la liste ou au clic droit puis "Voir les activités"), je peux alors accéder à l'onglet "Signatures" et cliquer sur "Annuler la demande de signature"

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