Voorafgaande informatie:
Elk contact kan gekoppeld worden aan een bedrijf (bv. een particuliere klant) op het moment van de aanmaak ervan in Smartbeam.
Indien een contact gelinkt werk aan een bedrijf, zal het ook mogelijk zijn om deze terug te vinden bij het raadplegen van het desbetreffende bedrijf in het bedrijfsfiche of bij prijsaanvragen.
Naast het aanmaken van contacten in het "Contacten"scherm, stelt Smartbeam u in staat om ze ook op andere plaatsen in de tool aan te maken zodat u in dezelfde schermen kunt blijven werken.
6 mogelijkheden :
Op Contact-niveau: De eenvoudigste manier is door op "+ Contact" of "+ Company" aan de rechterkant van de tabel te klikken. Hier kan u een contactpersoon meteen ook linken aan de bestaand bedrijf, door de bedrijfsnaam in het drop-down menu te schrijven. Indien de naam niet verschijnt kan er ook gewoon een nieuwe aangemaakt worden.
Op Contact-niveau: Vanuit een specifieke bedrijfsfiche in "Contacten" kan u de contactpersonen ook koppelen. Als er contacten ontbreken, kunt u ze toevoegen via de "+" aan de rechterkant.
Op Project-niveau: In de lijst van bedrijven in een lot wordt u gevraagd om de geselecteerde bedrijven toe te voegen aan de lijst. In hetzelfde venster zal het ook mogelijk zijn om nog niet bestaande bedrijven aan te maken via de "+ Company" knop. Hetzelfde geldt voor bij het uitnodigen van contacten.
Op Project-niveau: Bij het aanmaken van een nieuw project of het bewerken van de informatie van een project heeft u de mogelijkheid om bij "Klant" te selecteren indien u persoon of bedrijf wenst te identificeren. Als het ontbreekt in de directory, kunt u op "+ Client" klikken om een contactpersoon en/of het bedrijf waaraan het gekoppeld is aan te maken.
Op project-niveau: In de lijst van projectdeelnemers, toegankelijk via het menu "Info" van het project, kunt u ze toevoegen door te klikken op "+ Deelnemer" onder de deelnemers in de lijst en ze aan te maken indien nodig.
Op project-niveau: In het offerteaanvraagformulier van een bedrijf, dat toegankelijk is door te klikken op het lot die overeenstemt met de aanvraag via het menu "Prijsvergelijkingen", heeft u de mogelijkheid om dezelfde aanvraag naar andere contacten te sturen via de "+ Bieder". Ook hier kunt u een bestaand contact uit de directory selecteren of een nieuw contactpersoon aanmaken.
Om een contactpersoon of bedrijf in de directory te bewerken, tikt u gewoon op de naam van het contact of bedrijf en er verschijnt een venster waarin u de informatie kunt bijwerken.
Om een contactpersoon of bedrijf te verwijderen, klikt u op de"..." aan de rechterkant ervan en vervolgens op "verwijderen". Deze actie is onomkeerbaar. Indien de contactpersoon of het bedrijf gekoppeld is aan een project, zal het nog steeds mogelijk zijn om het in het project te zien en het contactformulier te openen, ook al zal het niet langer zichtbaar zijn in de directory.