Statuts van prijsaanvragen
Per lot, in het menu "Loten" van het "Prijsaanvragen" menu, vindt u de lijst van bedrijven waar aan elke aanvraag een status werd toegekend. Deze statussen worden automatisch bijgewerkt, afhankelijk van de fase van de aanvraag en de acties van de aanbieders:
Uitnodiging niet verzonden: bedrijf is toegevoegd maar nog niet uitgenodigd.
Uitnodiging verzonden: de potentiële bieder heeft het verzoek per e-mail ontvangen maar heeft het verzoek nog niet aanvaard of geweigerd.
Open uitnodiging: de bieder heeft het verzoek geopend, maar heeft het nog niet aanvaard of geweigerd te antwoorden.
Uitnodiging geaccepteerd/geweigerd: de bieder heeft het verzoek aanvaard of geweigerd.
Ontvangen aanbod: het bedrijf heeft u zijn aanbod gestuurd.
Ontvangen aanbod (bewerkt): het bedrijf heeft u zijn aanbod gestuurd en de werd vervolgens bewerkt door uw bedrijf.
Aanbieding geselecteerd
Het is mogelijk om een status handmatig bij te werken door toegang te krijgen tot het overeenkomstige bedrijf.
Bedrijfspagina
Op de Smartbeam-applicatie kunnen u en uw collega's, door de prijsaanvraag aan een bedrijf te openen, in hetzelfde bestand alle geautomatiseerde activiteitenstromen vinden die verband houden met deze aanvraag (datum, auteur en actie):
Verzending van de eerste uitnodiging
Herinneringen
Berichten (verzonden of ontvangen met het bedrijf)
Acties van de biedende onderneming: opening van de link, aanvaarding/weigering van de toekenning van prijzen, ontvangst van offertes en documenten.
Vanuit de activiteitenstroom kunt u andere acties uitvoeren (zie de actieknoppen rechts van de activiteitenstroom):
Voeg notities of oproepen toe die betrekking hebben op de prijsaanvraag aan een bedrijf, om u eraan te herinneren of wanneer u samen aan hetzelfde bestand werkt. Deze toelichting is intern en is niet zichtbaar voor de geraadpleegde onderneming.
Stuur een herinnering
Een bericht verzenden of beantwoorden
Daarnaast kan dat in dit scherm ook:
Handmatig de status van de prijsaanvraag wijzigen (klik op "Status" boven het scherm).
Ontvangen documenten toevoegen, met inbegrip van de offerte indien deze los van Smartbeam wordt ontvangen (zie hoofdstuk "Documenten" naar de recht van het scherm).
Nodig andere contactpersonen van hetzelfde bedrijf uit, die automatisch het verzoek en toekomstige herinneringen en berichten zullen ontvangen (zie "Contacten" sectie).