Budget kolom

  • Het omvat de prijzen die in het "Posten" van het menu "Prijsaanvragen" van uw project zijn aangegeven. Hierdoor kunt u met de prijzen van de ontvangen aanbiedingen vergelijken met het budget van elk onderdeel. Ook het totaal budget kan u hier opvolgen.

  • De grijze lijnen zijn de lijnen die gedeactiveerd zijn in het menu "Posten" en worden niet opgenomen in het totale budget. De zwarte lijnen zijn de geactiveerde posten en worden wel opgenomen in het totaal budget.

  • Om de budgetprijzen aan te passen of om posten te activeren/deactiveren, ga naar het "Posten" van het menu "Prijsaanvragen".

Werkstations activeren/deactiveren/uitschakelen

  • Hierdoor kunt u de totale prijs van elke aanbieding wijzigen, zonder het budget te wijzigen. Een gedeactiveerde post in het budget kan geactiveerd of gedeactiveerd worden in de prijsvergelijking en vice versa. 

  • Om een item te activeren/deactiveren, klikt u op de cirkel met P ( = post), O ( = optie) of V ( = variant). Een artikel wordt geactiveerd wanneer de cirkel gekleurd is en het schrijven zwart is. Een station is niet actief wanneer de cirkel en lijn grijs zijn.

Bewerk de hoeveelheden van het bedrijf

De inschrijvers mogen de hoeveelheden die hen op het ogenblik van de aanvraag worden toegestuurd niet wijzigen, maar ze kunnen wel een voorstel toevoegen als "commentaar". U kunt de "bedrijfshoeveelheden" (QBod) uit de vergelijking herwerken, om alle aanbiedingen in één keer te wijzigen zonder dat dit een impact heeft op het initiële budget. Als u de QBod van een artikel wijzigt, worden enkel de offertes herberekend maar niet het budget. Het budget kan u aanpassen door in "Posten" de oorspronkelijke hoeveelheid van de meestaven (Q) te wijzigen.

Aanbiedingsprijzen bewerken

  • U kunt het aanbod van een bedrijf uit de vergelijking aanvullen of wijzigen. Uw wijzigingen worden niet gedeeld met de bieder totdat u hem een "Een herziening aanvragen" selecteert. Als het bedrijf u al een offerte heeft gestuurd en u deze wijzigt, kunt u altijd uw wijzigingen annuleren om terug te gaan naar de oorspronkelijke offerte (zie hieronder) of alle versies te vinden en deze afzonderlijk te downloaden. 

  • Om de prijzen van een offerte aan te passen, klikt u op de"...." aan de rechterkant van de naam van het bedrijf in de kolom en vervolgens op "Bewerk de offerte". Opgelet: indien het bedrijf nog geen prijzen heeft opgegeven via de ontvangen link, zal het zijn prijzen niet meer kunnen aanpassen eens u de prijzen zelf bewerkt. Om dit weer mogelijk te maken moet u na aanpassing of "Herziening aanvragen" klikken.

  • Als u klaar bent, klikt u op "Opslaan" om het aanbod in de vergelijking aan te passen. Als u op "Annuleren" klikt, worden uw laatste wijzigingen niet opgeslagen. Zodra u een aanbieding bewerkt en wijzigingen opslaat, wordt de bedrijfsstatus in "bewerkt" weergegeven om aan te geven dat het niet het oorspronkelijke aanbieding was die gemaakt werd door de aanbieder via Smartbeam.

  • Om de editie van de offerte te annuleren en terug te keren naar de vorige versie, kunt u altijd klikken op de"..." links van de naam van het bedrijf in de kolom en vervolgens op "Annuleer de bewerkte offerte". Hierdoor worden al uw wijzigingen definitief verwijderd, zonder de mogelijkheid om er later op terug te komen.

  • Wanneer u klaar bent met het bewerken van een offerte, kunt u ofwel klikken op "Een herziening aanvragen" om de gewijzigde offerte te delen met het betreffende bedrijf (meer informatie: aanvraag tot revisie), of klik op "Kies deze inschrijving" om deze te selecteren. Zolang u geen van deze twee acties uitvoert, blijft de status "Offerte ontvangen (bewerkt)".

  • Elke keer dat u een aanbieding wijzigt, slaat Smartbeam elke versie op die indien nodig in Excel-formaat kan worden gedownload. Deze versies zijn toegankelijk via de "..." die zich boven het overeenkomstige aanbod bevindt om ze te downloaden.

Verzoek om herziening van een ontvangen aanbod

Smartbeam stelt u in staat om biedende bedrijven te vragen hun aanbiedingen te herzien, vooral als er items worden toegevoegd of gewijzigd en als er een prijs ontbreekt. In dit geval gaat het over het feit dat u reeds een aanbod hebt ontvangen, niet van een eenvoudige update van de link in geval van wijzigingen in de aanvraag Het bedrijf dat een revisieverzoek heeft ontvangen, heeft dan de mogelijkheid om zijn aanbod opnieuw aan te passen en het na afloop terug te sturen.

Om een herziening van het aanbod aan te vragen op basis van de vergelijking:

  1. Klik op de "..." boven de kolom van het bedrijf van de bieder.

  2. Dan op "Een herziening aanvragen"

  3. Het bedrijf zal een e-mail ontvangen, met een link naar het aanbod om het aan te passen.

Wees voorzichtig:

  • Als u het aanbod in de vergelijking heeft bewerkt, ontvangt de bieder het gewijzigde versie van dit aanbod.

  • Bovendien, als er artikels zijn toegevoegd of gewijzigd in de loten in vergelijking van wat de bieder initieel heeft ontvangen, zal het de bijgewerkte versie ontvangen.

PS : Om de controle over hun aanbieding weer over te nemen, bewerkt u gewoon hun aanbod opnieuw in de vergelijking, waardoor een notificatie over dit onderwerp zal verschijnen om u te waarschuwen dat de aanbieder niet langer in staat zal zijn het te bewerken. Slechts één partij heeft de schrijfmogelijkheden over een offerte; hetzij de bieder of degene die de prijs aanvraagt, maar niet beide tegelijk.

Kies het winnende bod

Om een bedrijf te selecteren, 2 mogelijkheden:

  1. Vanuit Prijsvergelijkingen door op de"..." rechts van de betrokken onderneming te klikken en vervolgens "Kies deze inschrijving" te selecteren.

  2. Klik op de groene knop "Acties" en vervolgens op "Kies deze inschrijving" in de pagina van de beste inschrijver.

De status van het bedrijf verandert automatisch in "Onderaannemer geselecteerd".

PS: Daarna is het ook de bedoeling om het geselecteerde bedrijf direct te kunnen informeren (alsook de verliezende partijen) en een inkooporder te genereren.

De prijsvergelijking afdrukken

  • Na ontvangst en analyse van de aanbiedingen in de vergelijking, kunt u deze afdrukken via de knop rechtsboven.

  • Er wordt een printvenster geopend met de bedrijven die op uw scherm worden weergegeven. Als u meer dan 3 bedrijven in de vergelijking heeft, klik dan op de pijlen om de andere bedrijven weer te geven en herstart een afdruk.

Heb je het antwoord gevonden?