Voorafgaande opmerkingen:
Smartbeam stelt u in staat meetstaven te importeren die samenvattend, beschrijvend en gedetailleerd zijn (zie hieronder de herkenningsvoorwaarden).
Om geïmporteerd te worden, zijn er twee voorwaarden: (1) uw bestand mag niet meerdere tabbladen bevatten; (2) de eerste regel van uw bestand moet de titel van elke kolom bevatten. Als dit niet het geval is, verwijder dan alle voorgaande regels. Merk ook op dat elke kolom een titel moet hebben. In het geval van meerdere tabbladen moet u ze in verschillende bestanden scheiden en ze vervolgens importeren (zie hieronder).
U kunt verschillende meetstaven importeren. Deze metingen worden na elkaar toegevoegd.
Erkenning van titels, posities, gedetailleerde hoeveelheden en beschrijvende :
Een regel die alleen een artikelnummer EN een naam bevat, wordt beschouwd als een TITEL.
Een regel die een naam EN een hoeveelheid EN/OF een prijs bevat, wordt beschouwd als een POST (met of zonder artikelnummer. Let erop dat zelfs als u bijvoorbeeld het totaal van een optie verwijdert, de berekening bij het importeren opnieuw wordt uitgevoerd op basis van de eenheidsprijs en de hoeveelheid, maar dat u deze vervolgens kunt deactiveren).
Een regel die een beschrijving EN een hoeveelheid (maar geen artikelnummer) bevat, wordt beschouwd als een SUB-ITEM van een artikel en bevestigd aan het artikel dat eraan voorafgaat (Let erop dat de totale hoeveelheid van het artikel de som is van de hoeveelheden van de subartikelen, dus zorg ervoor dat ze compleet zijn als ze zijn inbegrepen);
Een regel met alleen een beschrijving (zonder artikel, hoeveelheid of prijsnummer) wordt beschouwd als een BESCHRIJVING van een artikel en wordt gehecht aan het artikel dat eraan voorafgaat.
De import in 5 stappen:
Na het controleren van het bestand volgens de "voorafgaande opmerkingen" hierboven, gaat u naar het tabblad "Line Items" van het menu Oproepen tot het indienen van offertes, klik op "IMPORT" en vervolgens op "zoeken" om uw bestand te selecteren die moeten worden geïmporteerd.
In de volgende stap identificeert u elke kolom van uw bestand met de overeenkomstige Smartbeam-velden. Sommige Smartbeam-velden bevinden zich mogelijks niet in uw Excel-bestand, laat gewoon "no match" staan en deze velden verschijnen leeg na het importeren. Opmerking: Een beschrijvende kolom moet alleen worden aangegeven als de beschrijving in een aparte kolom staat en dus niet onder de post. In het laatste geval laat u "Niet corresponderend" achter en wordt de beschrijving bij de post gevoegd (zie hieronder).
In de derde stap kan u op dezelfde manier de eenheden identificeren in relatie tot die van Smartbeam. Als uw bestand soortgelijke eenheden bevat die anders zijn geschreven, identificeer ze dan met hetzelfde veld in Smartbeam.
Tot slot geldt hetzelfde voor de aanvraag types (indien in stap 2 hierboven een kolom voor het contracttype is aangegeven).
Klik nu op import en de magische werken!