1. Créer un projet

Smartbeam permet de créer ses différents projets pour les centraliser.

  • A partir de la page d’accueil, chaque utilisateur ou administrateur (pas les observateurs) du compte de l’entreprise peut cliquer en haut à droite sur "+ Projet" puis en complétant les différentes informations. (Plus d’infos)

  • A la création, l’utilisateur qui l’a créé en devient automatiquement manager. Un administrateur du compte dispose d’un accès à tous les projets du compte. Le manager peut alors ajouter d’autres participants internes à l’entreprise (parmi les utilisateurs actifs sur le compte Smartbeam de l'entreprise) ou inviter des participants externes (Plus d'infos).

2. Créer un lot dans un projet

Au sein d’un projet, chaque manager peut créer les lots du projet, tant côté ventes que dépenses, en fonction de vos besoins et du niveau de détails souhaité (ex : 1 lot dépenses = 1 contrat d’honoraires ou de travaux).

C'est au sein d'un lot que l'on viendra ensuite y importer ou ajouter les éléments commandés.

Cliquez sur “Organiser” pour grouper vos lots en dossiers sans limite de niveaux via un simple glisser-déposer.

(Plus d’infos)

3. Déterminer les éléments de la commande dans un lot

Au sein d’un lot, déterminez les éléments de la commande soit en créant des postes et des titres manuellement, soit en important un liste existant dans un fichier Excel (Plus d’infos).

  • Les postes peuvent être créés en quantité (avec une unité, une quantité et un prix unitaire) OU en montant en fonction de vos besoins et du type de lots concernés. Suite à cela, vous pourrez encoder des avancements sur base d’une quantité réalisée OU d’un montant global.

  • Les postes en quantité peuvent être détaillés en zone au besoin (voir slide “Gestion des zones”)

  • Les postes créés font soit parties du “Contrat” ou on peut identifier des “Avenants” en :

  • Ajoutant des suppléments

  • Désactivant des postes du contrat

  • Activant des options et variantes

  • Adaptant les quantités présumées d’un poste existant

L’ application gère automatiquement le montant du contrat et le montant des éléments en avenants. (Plus d’infos)

  • Des retenues peuvent également être ajoutées

3. Détailler le projet et les quantités commandes en zone

Le projet peut également être décomposé en zones (ex : batiment A, étage R+1, appartement 1, …) en fonction de vos besoins. Définir les zones d'un projet aide de plusieurs manières :

  • D’une part pour avoir le détail des quantités et réaliser plus rapidement ses états d'avancement en indiquant chaque zone réalisée pour calculer plus rapidement la quantité totale à facturer.

  • D’autre part, pour retrouver les postes et les quantités à effectuer en fonction de la localisation où l’on se trouve lors des visites de chantier avec l’application mobile

  • Enfin, pour obtenir une vue croisée de l'avancement par tâche et par zone, afin d'avoir un aperçu clair et récapitulatif très utile lors des réunions de chantiers

Créez des zones de plusieurs manières en fonction de l'endroit où vous êtes sur l'application :

  • Soit via le menu “Zones”

  • Soit à l’ajout d’un poste

  • Soit sur base d’une reconnaissance automatique des zones présentes dans un fichier à l’import.

Dans le menu "Zones", vous pouvez également cliquez sur “Organiser” pour grouper vos zones en dossiers sans limite de niveaux via un simple glisser-déposer (par bâtiment/étage/…).

Pour détailler la quantité d’un poste, vous pouvez soit le faire via l’app à la création/édition d’un poste, soit en intégrant le métré détaillé par zone dans le bordereau des postes à importer.

Plus d’infos

4. Organiser le projet en tâches et associer les postes correspondants

Enfin, au lieu de gérer vos avancements périodiques parmi des centaines voir milliers de postes, Smartbeam vous permet de travailler plus efficacement en liant avec la méthodologie lean en

  • Séquencant votre chantier en tâches de commun accord avec les partenaires impliqués, déterminer les jalons d’avancement et lier les postes du bordereau correspondant.

  • Automatisant les états d’avancements en liant la mise à jour de l’exécution des tâches et le calcul automatique des quantités correspondantes sur les postes concernés.

Pour cela,

  • Identifiez et créez ou importez les tâches de votre chantier via le menu “Tâches”

PS : En principe sur base des mêmes tâches que celles intégrées dans le Lean Planning = planification collaborative avec une implication de toutes les parties prenantes, d’une séquence de (micro-)tâches à effectuer, avec un contrôle et une concertation régulières pour anticiper les problèmes éventuels et ainsi éviter les temps morts)

  • Au sein d’un lot, sélectionnez et associez les postes correspondants aux différentes tâches à réaliser.

  • Un même poste peut être lié à plusieurs tâches lorsque celui-ci comprend des éléments devant être effectués à différents moments (ex : peinture murs : le prix comprend une couche primaire, la préparation du support et la couche de finition. Ces 3 éléments pouvant être réalisés à différents moments décalés en fonction du déroulement et de la taille du chantier).

Plus d'infos :

  1. Comment importer un métré ?

  2. Comment créer ou éditer un poste ?

  3. Comment définir les zones du projet ?

Un problème ? Contactez notre support via [email protected] ou posez-nous vos questions en ligne directement sur l'application.

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