Après avoir créé votre premier projet et la structure des lots, voyons comment gérer la commande et faire le suivi des situations et factures reçues jusqu'à leur paiement.
Gérer la commande et les réserves par lot
Au sein de chaque lot du projet, créez des postes pour détailler la commande. Chaque poste devrait correspondre à un bon de commande. Ceux-ci correspondent soit à des montants prévus au contrat, soit à des avenants. (Plus d’infos)
Il est également possible d’ajouter des réserves, pour les montants encore à commander (ex : des contrats qui n’ont pas encore été passés, des avenants encore non validés ou des suppléments attendus encore non chiffrés). (Plus d’infos).
Signature des bons de commandes
Tous les documents, y compris les bons de commandes, sont centralisés soit dans le menu “Documents” du projet, soit au sein d’un lot dans l’onglet “Documents”
Chaque document peut être soumis pour “Approbation”. Dans ce cas, en fonction de votre choix, chaque participant pourra soit Accepter/Refuser celui-ci accompagné d’un commentaire, soit le signer électroniquement en respectant au besoin un ordre de signataires. Chacun peut également voir les documents en approbation, validés, …
Pour chaque document, retrouvez l’historique des approbations, commentaires et documents liés
Import d'une situation (EA)/facture
Chaque document correspondant à une situation de travaux (état d'avancement) ou factures (pro-format ou non), peut être importé directement dans le projet et rattaché au lot concerné.
Cela va permettre de garder une trace de l'ensemble des documents, organisés par lot et surtout, de faire de gérer l'avancement facturé en y liant le document correspondant.
2 possibilités pour importer une situation (EA) ou une facture :
Soit avant de faire l'avancement sur le bon de commande concerné, via le menu "documents" du projet ou dans l'onglet "documents" au sein d'un lot. Cas de figure classique lorsque ces documents sont scannés et importés par une autre personne que le responsable qui doit le contrôler. Ce dernier sera lui-même notifié dans le rapport d’activité reçus par e-mail à une fréquence déterminée des documents déposés.
Soit directement par le responsable, au même moment qu'il l'attache au bon de commande concerné dans son suivi financier. Voir le point ci-dessous "Faire un avancement à partir d'une situation (EA)/facture" dans ce cas.
Faire un avancement à partir d'une situation (EA)/facture
Au sein de chaque lot, gérer le suivi financier en saisissant les situations (états d’avancement) ou les factures (pro-format ou non) par bon de commande, à une date, accompagnés de commentaires et de pièces jointes concernées (Plus d’infos).
Pour sélectionner la situation (EA)/facture (pro-format ou non) correspondante à l’avancement à réaliser, ouvrez le “mode avancement” en cliquant sur la cellule éditable dans la colonne période ou cumulé avant de cliquer ensuite sur l'icône “pièce jointe” et sur “Ouvrir depuis la médiathèque”. La médiathèque contient tous les documents du lot en cours d’édition. Si la situation (EA)/facture a déjà été importée, sélectionnez-la et si pas, cliquez sur ‘Importer un document’ dans la même fenêtre. Il est possible de sélectionner plusieurs EA/factures en même temps pour les ajouter en une seule saisie.
Après avoir sélectionné les documents, ceux-ci sont joints à l’avancement en cours et cliquez sur “Ajouter ce montant sur la période”. Les données des documents sélectionnés vont alors s’appliquer et il ne restera plus qu’à enregistrer.
Vérifier et corriger un avancement
Vérifiez l’historique des saisies et autres activités (ajout/modification de poste, commentaires,...) réalisés par vous ou un autre participant sur un lot en cliquant sur “Dernière activité”, regroupés par date et par participant. Vous pouvez également accéder à l’historique complet d’un poste. Plus d’infos.
Vous ne pouvez pas supprimer l’activité faite par un autre participant. Pour corriger un avancement, saisissez simplement la quantité ou le % souhaité et justifiez celle-ci avec un commentaire. Une nouvelle activité s’enregistrera avec la correction et sera visible par tous les autres participants. (Plus d’infos)
Exporter un certificat de paiement
Quand vous avez saisi les avancements sur base des EA/factures reçues, vous pouvez exporter un certificat de paiement résumant la situation : les montants totaux de la commande, des avenants, des avancements, des retenues… et ce qui doit être payé.
L’ensemble des certificats de paiement générés sont centralisés et téléchargeables dans le menu “Documents” du lot et du projet. Comme pour tout type de document, vous pouvez alors faire une demande d’approbation.
Vous pouvez soit générer un certificat de paiement par facture, soit un seul pour plusieurs factures. Si plusieurs factures reçues sont reçues sur un même mois, il faut veiller à bien sélectionner la bonne période de dates avant d'exporter. Concrètement, si j'encode une facture au 05/01 et une autre au 25/01, lorsque j'exporte un certificat pour la période du 01/01 au 31/01, le certificat va additionner les 2 factures. Pour exporter un certificat par facture, il faut adapter la période pour qu'elle ne couvre qu'un des 2 factures (ex : pour celle du 25/01, la période peut soit être du 06/01 au 25/01, ou du 25/01 au 25/01, le résultat sera similaire).
Plus d’infos : Export Bon à payer
Faire une demande d’approbation
Chaque document, dont les certificats de paiements générés ainsi que les EA/factures importés, peuvent être soumis pour “Approbation”. Pour cela, en accédant aux documents soit du projet, soit d'un lot, cliquez sur le bouton "Demande d'approbation" sur la ligne correspondante au document concerné.
En fonction de votre choix, chaque participant pourra soit Accepter/Refuser celui-ci accompagné d’un commentaire, soit le signer électroniquement. Dès que chacun a fait son choix, le document passe soit automatiquement en "Validé" ou "Refusé", tandis que l'initiateur de la demande recoit un email pour l'en informer.
En envoyant des documents en signature électronique, vous pouvez également y joindre des documents (ex : les factures liés au certificat de paiement à signer) ainsi que déterminer un ordre de signataires au besoin.
A chaque demande d'approbation, les personnes sélectionnées recevront un email. Pour la demande d'approbation manuelle, il est indispensable que chacun dispose d'un accès à Smartbeam. Pour la demande en signature électronique, chacun peut soit signer sur Smartbeam si il a accès, soit cliquer sur le lien privé indiqué dans l'email reçu sans disposer de compte sur Smartbeam.
Pour chaque document, retrouvez l’historique des approbations, commentaires et documents liés
Envoi pour paiement
En accédant au menu "Documents" du projet ou au sein d'un lot, vous pouvez filtrer les documents validés (exemple : les certificats), soit en ajoutant manuellement un filtre, soit en cliquant directement sur l'indicateur du nombre de documents validés visibles au-dessus de la liste.
Vous pouvez alors sélectionner en masse celles qui n'ont pas encore été envoyées pour paiement et cliquer sur "Télécharger" avant de les envoyer ensuite par un e-mail séparé.
Pour faciliter votre suivi, toujours en les laissant sélectionnées, cliquez également sur "Changement de statut" pour les passer en "Envoyé pour paiement".
Ces opérations peuvent soit être faites par l'initiateur de la demande dès qu'il en est informé, soit par le responsable du paiement si il a accès à Smartbeam.
PS : Si vous souhaitez notifier automatiquement votre comptabilité dès qu'un certificat/facture a été signé, ajoutez l'adresse email du responsable du paiement en dernier signataire pour qu'il reçoive un email en dernier dès que chacun a signé.
Etre notifié
Pour être informé des activités sur vos projets, activez dans votre profil un rapport d’activité, quotidien ou hebdomadaire, à un jour et/ou une heure déterminée, pour recevoir un e-mail récapitulatif par projet et par lot.
A venir : Pour être informé immédiatement lors de certains événements spécifiques au niveau du suivi financier ou des documents, créez vous des alertes personnalisées
